Author name: Consultoria OEA

Em maio de 2021 foi realizado, de maneira virtual, a 5ª Conferência Global da Organização Mundial das Aduanas (OMA) para discutir possibilidades de aperfeiçoamento para os Programas de Operador Econômico Autorizado (OEA), moldando assim uma visão e proposta para evolução desta ferramenta. Sob o tema “OEA 2.0: avançando em direção a novos horizontes para o comércio sustentável e seguro”, foram discutidos os atuais pontos fortes e fracos, bem como também analisados a importância da gestão coordenada entre as fronteiras e da necessidade do ingresso e cooperação de outras agências governamentais. Também durante o evento foi discutido a expansão dos programas OEA para novos operadores, incluindo os pertencentes ao comércio eletrônico, visto que estes são de fundamental importância no cenário atual dos negócios, visto que os consumidores passaram a atuar com muito mais ênfase no uso destes. Neste contexto é fundamental o entendimento que de a expansão dos programas OEA no mundo, com a inclusão de novos operadores econômicos, que até então foram deixados de fora, é considerado como essencial para uma melhor gestão das cadeias logísticas globais. Toda discussão acima veio ao encontro da necessidade de uma resposta para uma gestão mais harmonizada e otimizada deste processo, também com o propósito e definição de critérios mais simplificados e eficazes para sua efetiva expansão no mundo, bem como também para a atenção da necessidade de garantia de reais benefícios e que estes possam ser realmente utilizados pelas partes envolvidas no processo. Neste cenário é importante compreender também que o principal desafio para a construção de um sistema ideal de implementação pode variar de forma significativa entre os países, e que esta integração realmente não se construirá da noite para o dia, no entanto é possível. Através desta implementação é possível que todas as partes envolvidas na cadeia logística, ou de negócios, sejam beneficiadas, para tanto é necessário um esforço interno, por parte das administrações aduaneiras, gerando possibilidades de melhor implementação, manutenção e benefícios. Também é aqui muito importante destacar que, desde a sua criação, o Programa OEA tornou-se a ferramenta de referência da Organização Mundial das Aduanas (OMA) para a busca de cooperação entre as administrações aduaneiras e o setor privado, sempre com o objetivo de proporcionar uma simplificação do comércio. Para que esta integração entre os programas de maneira global ocorra, é necessário um investimento na harmonização, incluindo os níveis de automação e uso de tecnologia, de segurança física, dos aspectos ambientais e outros.   Outro ponto que queremos aqui informar é que a Organização Mundial das Aduanas (OMA), ao longo do tempo, vem desenvolvendo de forma contínua instrumentos e ferramentas que devem ser utilizados de forma orientativa para uma implementação ideal e harmonizada do Programa OEA, descrevendo estratégias para garantir os fluxos logísticos internacionais, sem impedir, mas simplificando o movimento do comércio, para melhor acomodar as necessidades e o desenvolvimento global. A Conferência também trouxe a importância da informatização dos processos, possibilitando o aproveitamento de novas tecnologias, com a necessidade de reconhecimento das ameaças emergentes e para a importância do efetivo compartilhamento da informação. Foi discutido o processo de construção de confiança para parcerias genuínas entre as entidades envolvidas nos Programas OEA e para o desenvolvimento de Acordos de Reconhecimento Mútuo (ARMs). Para isto é fundamental que as administrações aduaneiras estabeleçam um diálogo mais aberto com as partes interessadas do setor privado, entendendo suas demandas e preocupações, e a partir disto apresentar como o Programa OEA poderá atender a nesta necessidade. O evento também trouxe a importância para o desenvolvimento contínuo da qualificação das pessoas, para garantir que estes possuam as habilidades necessárias para a garantia de desenvolvimento e evolução de todas estas atividades, não apenas no que tange aos conhecimentos ou competências, mas também em questões de aptidão para o engajamento e comunicação – para a promoção de melhores resultados e garantias dos processos. Com isto e de forma a resumir, a proposta voltada ao OEA 2.0 buscará: A inclusão de outras autoridades de controle governamental para que se proveja maior impacto na iniciativa, bem como promova mais benefícios para os usuários e segurança na cadeia. A geração de um sistema no qual a Organização Mundial das Aduanas (OMA) possa consolidar os benefícios concedidos nos diferentes países com o programa. Que os países com um Programa OEA implementado possam aumentar os benefícios para empresas certificadas, sendo estes tangíveis, representativos, transparentes e mensuráveis, além de mais atraentes e consistentes com o investimento representado por pertencer ao programa. Incorporar a figura do comércio eletrônico como parte do escopo OEA, considerando o crescimento alcançado e até mesmo os novos atores relacionados a ele. Prover a padronização de processos com o apoio de padrões internacionais como a ISSO ou outros. Prover o uso de novas tecnologias para coletar, analisar e compartilhar informações, bem como gerenciar o processo de certificação e sua manutenção. Desenvolver um modelo de perfil de risco, associado por operador e outras partes interessadas. Orientar para que os programas aperfeiçoem as análises do perfil dos usuários, com base no histórico de suas operações de comércio exterior. Promover a integração e a integração de forma harmonizada dos processos, com vistas a potencializar a implementação de programas de reconhecimento mútuo entre as administrações aduaneiras. Todas estas informações deverão ser oficialmente apresentadas através da nova versão do documento Safe Framework of Standards que tem sua atualização prevista para publicação neste ano de 2022, e estas medidas terão como proposta o aperfeiçoamento e reforço da colaboração entre as partes, para a melhoria, mitigação dos riscos e vulnerabilidades, e sustentabilidade da cadeia logística. Por fim, o PROCOMEX realizou, em parceria com a Receita Federal Brasileira, nos dias 18 e 19 de maio de 2022, um seminário que apresentou todos os pontos acima descritos, demonstrando o total alinhamento as normativas determinadas pela Organização Mundial das Aduanas (OMA) e que, para as empresas brasileiras, é previsto também para o ano de 2022 ou 2023 a adequação do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), com vistas a garantir maior clareza dos requisitos, o alinhamento internacional e o

Nas últimas décadas as administrações aduaneiras estão enfrentando dois grandes problemas: o primeiro é o aumento dos volumes no comércio interfronteiriço; o outro é a falta de investimentos e recursos para a gestão destas atividades, mesmo com o aumento no volume deste fluxo. Nessas condições, é fundamental que os setores público e privado intensifiquem suas parcerias e possibilitem uma conversa com maior intensidade, face a face e em pé de igualdade. Por meio do diálogo e interação, tanto a aduana e demais órgãos de controle governamental, quanto as empresas, poderão trabalhar em conjunto para promover as melhores práticas, envolver o maior número de empresas no Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA) e prover uma gestão mais assertiva para a condução de todas estas atividades. Para que isto aconteça de forma sustentada, e como já amplamente discutido e tratado em outras oportunidades, o objetivo do Marco Safe (WCO SAFE Framework) é simplificar os trâmites aduaneiros por meio de um processo de modernização dos controles relacionados a conformidade e segurança em todo fluxo do comércio e promover a gestão integrada da cadeia logística. Mas, para que a proposta saia do papel, é necessário ter um trabalho cada vez mais sinérgico para expandir e habilitar novas empresas e, principalmente, na criação da concessão de benefícios que torne este processo ainda mais atrativo para todos os segmentos passiveis de habilitação. Isto porque, se formos analisar, atualmente, o número de empresas certificadas não corresponde a 10% (dez por cento) do total de empresas que operam no comércio exterior. E mais, quando falamos dos intervenientes, como agentes de cargas, transportadores e recintos alfandegados, estes também não ultrapassam a marca acima apresentada, com relação ao total de empresas passiveis de habilitação. Através destas informações fica claro que o objetivo proposto pela Receita Federal do Brasil, com o Programa OEA, onde era previsto para o ano de 2019, ter habilitado o total de 50% de todo comércio exterior, junto ao Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), não foi alcançado. Hora de repensar Chegou a hora de repensar a forma em que estamos atuando e buscar maior disposição e engajamento entres as partes, bem como promover a ampliação dos benefícios e com isso gerar mais interesse das empresas, principalmente as de pequeno e médio porte que atuam de maneira correta nas suas operações de importação e exportação, mas que ainda enxergam o Programa OEA como um enorme obstáculo em função das necessidades orientadas para esta certificação em alinhamento aos benefícios ainda oferecidos. Ainda neste contexto, também é importante que se amplie o entendimento sobre o tema de gestão do risco aduaneiro, com a importância em se considerar a cadeia logística como um todo (parceiros e fornecedores). Aqui salientamos que existem muitos tipos diferentes de riscos, incluindo aqueles relacionados à segurança, aos direitos aduaneiros, as proibições e restrições, e aos interesses políticos e econômicos. Adequação dos critérios de validação É fundamental que a aduana reveja e adapte os critérios de validação para cada um dos atuantes na cadeia logística, flexibilizando assim os requisitos a serem aplicados neste processo. Devemos entender o que os requisitos aplicáveis para um importador devem ser diferentes aos determinados para um exportador, e ainda devem ser diferentes aos verificados para uma empresa de agenciamento de cargas, e que por consequência também diferente a um transportador ou recinto alfandegado. Desta maneira, a elaboração de regras mais claras e sob medida, em conjunto aos benefícios também mais específicos para cada um destes intervenientes, poderá reduzir as barreiras enfrentadas pelas empresas que se interessam por este processo de certificação. Benefícios para o OEA com a integração da cadeia logística Fomentar e incentivar a colaboração entre as empresas e suas cadeias logísticas pode proporcionar, por exemplo, benefícios adicionais aos intervenientes que atuarem com outras empresas também habilitadas junto ao Programa Brasileiro de OEA, possibilitando assim maior ganho e integração entre estes. Abaixo, apenas como exercício de reflexão, colocamos algumas propostas que devem ser continuamente discutidas e pensadas, para que tenhamos a ampliação do número de empresas participantes, dos benefícios e ainda a manutenção dos controles exigidos pelo Programa OEA, onde: É importante considerar as diferenças entre os benefícios que cada tipo de operador que busca sua certificação. Por exemplo, exportadores e importadores buscam benefícios que reduzam tempos, controles e custos de desembaraço, enquanto os demais operadores da cadeia de suprimentos buscam consolidar uma “preferência de mercado” diante de outros prestadores de serviços, tornando-se assim o principal incentivo para sua certificação.Para que o Programa Brasileiro de OEA tenha uma contribuição real, é muito importante que os agentes aduaneiros, que operam nas fronteiras, estejam orientados e sejam qualificados sobre o tema, bem como também entendam como prover os benefícios a estes operadores. Trazemos este tema pois muitas empresas ainda questionam de dificuldades nos processos de liberação de suas mercadorias em pontos específicos de desembaraço.A Aduana deve esforçar-se por rever seu Programa OEA, e estar ciente de que não devem diminuir seus critérios, mas sim prover uma avaliação mais especifica no cumprimento destas exigências, sendo mais flexível e tendo, se possível, questionários específicos de avaliação. Não gerando desta maneira duplas interpretações ou forçando as empresas a apresentarem questões até mesmo não controláveis por elas. Portanto, é importante reconhecer o contexto em que essas empresas trabalham e se as evidências que apresentam são consistentes com os riscos identificados.A todos, envidar maiores esforços no cumprimento dos requisitos de formação e divulgação, buscando outros públicos ainda não atingidos e, sobretudo, esforçar-se para promover processos de certificação mais rápidos, mais familiares e mais compreensíveis, com especial destaque para a incorporação de pequenas e médias empresas.Promover fortemente a divulgação dos Acordos de Reconhecimento Mútuo (ARM), visto que nem todos sabem como utilizá-lo. Assim, recomenda-se possa se compartilhar as informações sobre os benefícios relacionados a estes acordos.Trabalhar para o aprimoramento dos benefícios, possibilitando assim que outras empresas possam ingressar e ter o retorno esperado, e não somente assumir os custos inerentes ao processo de habilitação, relacionados aos controles internos a serem implementados.Trabalhar com mais entusiasmo na incorporação

Para que de pronto possamos entender, no geral, os Acordos de Reconhecimento Mútuo (Mutual Recognition Arrangement) orientados pelo Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA), são convênios firmados entre administrações aduaneiras que permite que as validações e autorizações concedidas a uma empresa certificada como OEA em um país seja reconhecida por outros países que integram o Programa, com o qual se apresenta a concessão de benefícios mútuos, bem como também elimina a duplicidade de verificação dos controles de segurança logística, reduzindo obstáculos técnicos ao comércio. Ainda que o Programa OEA seja uma questão comercial, este possui suas próprias conotações em termos de normas e procedimentos, que são estabelecidos pelas disposições não obrigatórias da Organização Mundial das Aduanas (OMA). Nesse sentido, o documento SAFE Framework, publicação fundamental do Programa OEA, afirma que “o reconhecimento mútuo é um conceito amplo no âmbito do qual uma medida ou decisão tomada ou uma autorização concedida por uma Aduana é reconhecida e aceita por outra Administração Aduaneira”. Esta abordagem padronizada para a autorização de OEAs oferece uma base sólida para criar, a longo prazo, sistemas internacionais de reconhecimento mútuo, nos níveis bilateral, regionais e, no futuro, global. Como apresentado, embora o Programa OEA esteja baseado no SAFE Framework da Organização Mundial das Aduanas (OMA), e sendo este de aplicação não obrigatória, cada país adotará sua estrutura ou Programa OEA de acordo com suas particularidades, simplificando assim seus processos e melhorando a relação entre as Administrações Aduaneiras. As simplificações econômicas e em processos Uma grande vantagem dos Acordos de Reconhecimento Mútuo (ARM) entre Administrações Aduaneiras que operam com Programas OEA é a possibilidade de redução de custos para os processos de importação e exportação. Ao entrar em vigor, os programas passam a serem reconhecidos como confiáveis e seguros, com base na reciprocidade, recebendo assim benefícios dentro do processo. Desta maneira, garantindo a simplificação, segurança e previsibilidade do processo, evitando redundâncias processuais, inspeções desnecessárias e outros custos associados a gestão de riscos aos processos, que colocam em riscos as atividades de abastecimento nas cadeias internacionais.   Da mesma maneira é importante aqui registrar que o processo para obtenção de um Acordo de Reconhecimento Mútuo (ARM) entre dois ou mais países requer longos períodos, visto que é uma estratégia de “aproximação por estágios”, ou fases de preparação para a implementação, visto que existem diferenças políticas e de situação de cada país. Mas este processo segue basicamente os seguintes passos: Comparação dos Critérios para admissão e habilitação entre os programas de ambos os países. Realização de missões e visitas mútuas para entendimentos. Discussão sobre processos os operacionais, incluindo benefícios e troca de informações entre partes. Assinatura dos responsáveis de ambos os países. O que nos diz o SAFE Framework De acordo com a versão 2021 do SAFE Framework, a OMA invoca as “Administrações Aduaneiras a trabalhar em conjunto, para o desenvolvimento de mecanismos de reconhecimento mútuo de validações, autorizações e resultados voltados ao controle aduaneiro, no fornecimento de benefícios associados à simplificação do comércio e outros mecanismos que possam ser necessários para reduzir ou eliminar os processos de validação e autorização”. Também de acordo com o documento, para que um Acordo de Reconhecimento Mútuo (ARM) funcione, é essencial que ele atenda às seguintes condições básicas: Os Programas OEA devem ser compatíveis e cumprir as regras e princípios estabelecido no Marco Normativo SAFE; Serão instituídos um conjunto de normativas comuns, tanto para as Administrações Aduaneiras quanto para as empresas; As normativas serão aplicadas, de maneira uniforme, para que uma Administração Aduaneira possa confiar na autorização emitida por outra Administração Aduaneira; Se o processo de certificação for confiado a outro por uma Administração Aduaneira, deverão existir normas e um mecanismo acordado para a realização de tal atividade; A legislação deverá permitir a implementação de um sistema de reconhecimento mútuo. No contexto doMarco Normativo SAFE, o reconhecimento mútuo se relaciona com áreas distintas dos pilares instituídos e algumas das regras existentes tratam de temas importantes como a informação eletrônica antecipada, dos certificados digitais, dos mecanismos compatíveis de comunicação e do intercâmbio da informação, de tal forma que “o reconhecimento mútuo pode ser um meio de evitar a duplicidade de controles em segurança e pode contribuir muito para a simplificação e controle do fluxo de mercadorias que são movimentadas nas cadeias logísticas de abastecimento internacional. Esta parte do documento examina as opções para o estabelecimento do reconhecimento mútuo. No entanto, se reconhece que as decisões sobre a adoção de reconhecimentos mútuos deverão ser tomadas pelas Administrações Aduaneiras”, afirma o documento.   Reconhecimento de OEAs e Controles Aduaneiros A Organização Mundial das Aduanas (OMA), em sua estrutura, fornece toda orientação para que as Administrações Aduaneiras possam introduzir o conceito de reconhecimento em suas diretrizes, que servirão ao desenvolvimento dos Acordos de Reconhecimento Mútuo (ARM). Como já aqui informado, este processo demanda tempo para ser concluído e deve ser implementado através de uma “abordagem gradual e progressiva”. Já o reconhecimento dos controles aduaneiros representa um grande desafio para as Administrações Aduaneiras, conforme reconhece a OMA, isto porque os requisitos do Marco Normativo SAFE orientam para a troca de informações rotineiras, e os resultados destes controles são muitas vezes novos para a organização mundial. Por esta razão, a Organização Mundial das Aduanas (OMA), afirma que “o Marco Normativo SAFE pode contribuir para um sistema de reconhecimento mútuos dos controles, que cubram uma ampla gama das atividades aduaneiras, como também apresentado pelo Compêndio Gestão de Riscos publicado pela própria Organização Mundial das Aduanas (OMA). Além disto, a Convenção de Joanesburgo e o Acordo Bilateral Modelo possuem disposições que poderão apoiar o desenvolvimento de atividades conjuntas“. Por fim, é importante que tenhamos o entendimento de que o Acordo de Reconhecimento Mútuo (ARM), para o Programa OEA, significa o reconhecimento por um país, dos benefícios oferecidos por outro de forma igual. Ou seja, na aplicação de um ARM entre países que possuem o Programa OEA, uma empresa certificada OEA em um dos países receberá os mesmos benefícios oferecidos, como por exemplo, no processo de despacho aduaneiro que uma empresa local do outro país, trazendo

A simplificação das atividades inerentes ao comércio constitui, a décadas, como uma das principais reivindicações das empresas brasileiras que atuam no comércio exterior. É também uma das negociações mandatadas da Organização Mundial do Comércio (OMC), amparada na possibilidade de se estabelecer acordos bilaterais ou multilaterais sobre o tema, via aperfeiçoamento do GATT (General Agreement on Tariffs and Trade, ou em português, Acordo Geral de Tarifas e Comércio) no tocante ao trânsito de bens, às taxas e formalidades relacionadas à importação e exportação, e às regras sobre transparência. Nesse sentido, a simplificação e a desburocratização das atividades e procedimentos relacionados ao comércio exterior podem contribuir para: · Simplificar e facilitar as operações de comércio exterior sem prejuízo da segurança e dos controles necessários; · Modernizar e racionalizar normas e procedimentos administrativos, de modo a reduzir os custos operacionais, tanto para o Estado quanto para os agentes privados; · Criar oportunidades para a ampliação do comércio e facilitar o acesso ao mercado externo para a empresa brasileira, em especial para as pequenas e médias empresas; · Melhorar a coordenação das atividades dos diferentes órgãos do governo federal que atuam no comércio exterior; · Contribuir para a redução da fraude e da evasão fiscal; · Ampliar o diálogo e a cooperação público-privado, conferindo maior previsibilidade e transparência às operações de comércio exterior. Com o acima apresentado é notório que a maioria dos governos mundiais, incluindo o governo brasileiro vem atuando em prol deste processo e algumas medidas já foram criadas e implementada para se alcançar esta demanda. Uma delas é a implementação do Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA).   Para quem nunca ouviu falar, o Programa de OEA é uma certificação voluntária, concedida pelos governos para as empresas cujos processos de gestão minimizam os riscos existentes em suas operações de comércio exterior e que demonstram estar comprometidas com os critérios de conformidade aduaneira e de segurança da cadeia logística internacional. No Brasil, é possível a certificação dos intervenientes na cadeia logística como: exportadores, importadores, transportadores, agentes de cargas, depositários de mercadoria sobre controle aduaneiro, operadores portuários ou aeroportuários, que apresentam confiabilidade nas suas operações. Com o conceito acima apresentado, o Programa OEA no mundo, e também no Brasil, orienta para a implementação de: i. Medidas para reduzir o número de intervenções e inspeções dos órgãos do Governo Federal nas operações de comércio exterior, com maior utilização de instrumentos de análise de risco e melhor coordenação e cooperação entre diferentes órgãos e agências que atuam no controle dessas operações; ii. Medidas para conferir tratamento mais célere e simplificado para exportadores e importadores que apresentam bom histórico de atividades e que oferecem menores riscos de descumprimento de obrigações, com a implementação do critério de “operador econômico autorizado”; iii. Medidas para modernizar normas e racionalizar procedimentos, com vistas a reduzir os custos das operações de comércio exterior e, ao mesmo tempo, aumentar a eficácia e segurança desses controles; iv. Medidas para ampliar a utilização de sistemas informatizados e estimular a troca de informação entre órgãos atuantes no comércio exterior, com o objetivo de eliminar duplicidades de controles; v. Medidas para agilizar o fluxo de mercadorias e reduzir a permanência de carga em zona primária de portos e aeroportos ou pontos de fronteira, priorizando a realização de controles pré ou pós-embarque.   Este processo ainda determina que a empresa interessada em se tornar um Operador Econômico Autorizado submeterá a si próprio um processo de solicitação e autorização com a sua Administração Aduaneira local, no Brasil, a Receita Federal, e para tanto deverá implementar padrões de conformidade e segurança conforme definido na Estrutura Normativa e orientado pela legislação local (atualmente no Brasil a Instrução Normativa RFB nº 1.985 de 29 de outubro de 2020 e Portaria Coana nº 77, de 11 de novembro de 2020). Estes padrões devem ser incorporados nas práticas de negócios das empresas requerentes. Também para a condução se estabelecerá um processo de autoavaliação para gerenciar e monitorar a performance. A autorização será garantida pela Administração Aduaneira após a verificação e validação de cumprimento dos requerimentos e condições estabelecidos pelo Programa OEA. Por fim, vale ressaltar que a certificação junto ao Programa OEA será válida até que seja suspensa, revogada ou retirada por uma falha ou incumprimento dos controles determinados pelo processo, assim se faz necessário que ambas partes, Aduanas e Empresas, mantenham ativos os respectivos processos de verificação e controle com vistas a garantir o cumprimento das atividades, a mitigação dos riscos e a redução na vulnerabilidade dos processos relacionados a movimentação internacional de mercadorias, seja na importação ou exportação. Escrito por Daniel Gobbi Costa consultoriaoea.com.br dgobbi@allcompliance.com.br

Para que possamos aqui entender, o processo de auditoria interna é um importante instrumento de controle para as empresas, independentemente de sua estrutura ou porte, que possibilita avaliar os processos, e assim, realizar uma avaliação deles. Dessa maneira, ela pode ocorrer por meio de diversos procedimentos que visam observar os aspectos mais relevantes para a manutenção do trabalho e otimizar a gestão dos processos. Também através deste processo é possível entender se o andamento das atividades está ocorrendo de forma adequada ou precisa ser aprimorada. Sendo assim, é importante destacar que esse processo não é algo estático, e sim dinâmico, necessitando constantemente de novas avaliações e mudanças, buscando uma evolução constante. O processo de auditoria interna tem como principal objetivo evitar ou combater fraudes, erros e irregularidades praticadas por colaboradores da empresa, e sua principal proposta é examinar a integridade, a eficácia e a adequação dos controles internos, podendo ser estes relacionados aos dados financeiros, contábeis, logísticos e aduaneiros ou outros pertinentes as atividades da empresa. Ademais, a auditoria interna também pretende auxiliar os gestores no desenvolvimento adequado de suas atribuições por meio de análises e recomendações de melhorias contínuas sobre as atividades avaliadas. Dessa forma, observa-se a necessidade de uma constante realização desse processo para a correção de erros. Desta maneira, e pelo contexto acima apresentado, traremos aqui algumas questões importantes a serem tratadas dentro de um processo de auditoria interna. Este artigo não abarcará todos os pontos, até porque o assunto é extenso e deve ser tratado com muito cuidado, porém trará pontos importantes para compreensão do tema. Planejamento em Auditoria de Controles Internos Aqui abordamos a problemática do planejamento, a importância do conceito de materialidade, a definição do risco neste processo, bem como a necessidade de se estabelecer qual a abordagem de auditoria deve ser aplicada. Neste momento o profissional ou equipe que efetuará a auditoria deverá planejar as atividades que serão executadas “em campo”, com o estabelecimento da natureza, extensão, profundidade e oportunidade dos processos a serem verificados, com vista a atingir o nível de conformidade desejado, com vistas a sua determinação do risco e de sua definição dos limites de materialidade. Independentemente do tamanho, porte ou estrutura da empresa, o profissional ou equipe de auditoria deverá planejar o trabalho de forma a que o processo seja realizado de maneira eficaz. Ainda aqui é importante registrar que, por planejamento, se entende o desenvolvimento de uma estratégia, ou metodologia detalhada, de modo que os respetivos trabalhos sejam executados de uma maneira eficiente e tempestiva. Assim o profissional ou a equipe de auditoria deverá planejar, aplicando uma atitude de ceticismo profissional, e que contemple questões relacionadas a integridade organizacional, as possibilidades de identificação de erros, desvios, irregularidades e atos ilegais. A exaustividade e profundidade do processo terá variações consoante a dimensão e complexidade de cada atividade de auditoria. Também é imprescindível dizer que um adequado planejamento favorecerá o processo de várias maneiras, como por exemplo: Ajuda o auditor a dedicar atenção apropriada às áreas relevantes da auditoria; Auxilia o auditor a identificar e resolver os potenciais problemas em tempo oportuno; Permite ao auditor organizar e gerir devidamente o trabalho de auditoria, para que seja executado de maneira eficaz e eficiente; Possibilita selecionar membros da equipe de trabalho com capacidades e competências apropriadas para responder aos riscos de maneira antecipada; Facilita a orientação e supervisão dos membros da equipe e a revisão do seu trabalho; Apoia, quando aplicável, a coordenação dos trabalhos por auditores complementares ou terceiros. Riscos em um Processo de Auditoria A opinião (relatório) emitida ao término de uma atividade de auditoria deve estar alinhada de maneira segura aos fatos verificados. Este processo deverá garantir uma segurança razoável, e não absoluta sobre as atividades executadas, pois todo processo é passivo de distorção, devido a inúmeras variáveis. É necessário também que se tenha a possibilidade de prover evidências suficientes e apropriadas para reduzir o risco relacionado às incertezas e não conformidades, garantindo assim uma melhor aceitação do processo. O nível de risco possui 04 componentes a serem estudados: (RI) – Risco inerente é o nível de risco antes de quaisquer ações de mitigação de risco terem sido levadas em conta, como atividades de controle. (RC) – Qualquer evento em potencial que possa impedir ou desvirtuar o cumprimento de objetivos. Ainda é o nível de risco após ter levado em consideração as ações de mitigação de risco tais como atividades de controle. Risco de Deteção (RD) – É o risco de que as atividades executadas pelo auditor não identificam uma distorção potencialmente relevante, individualmente ou em conjunto com outras distorções. Risco Aceitável (RA) – É a probabilidade de algo muito pouco nocivo ou em relação ao qual os benefícios são maiores do que os riscos potenciais. Assim, através da expressão matemática podemos inferir que: RD = RA / (RI x RC) Ainda é necessário informar que, a classificação por parte do auditor, dos níveis (como alto, moderado ou baixo) dependerá de vários fatores, podendo compreender o grau de confiabilidade dos processos, da empresa, da gestão, da complexidade da atividade dentre outros. Neste momento, torna-se imperativo avaliar o risco de controle, no intuito de usar essa avaliação na determinação do risco de detecção e consequente a apresentação de evidência de modo a suportar o risco aceitável desejado. Auditoria Inicial versus Auditoria de Monitoramento Independentemente de se tratar de uma auditoria inicial ou de uma auditoria de monitoramento, existem processos e atividades que são consideradas como comuns. Ainda dentro deste espectro, e como já descrito, a obtenção do conhecimento referente ao negócio é uma parte importante para se determinar um correto planejamento do trabalho, uma vez que contribui para a identificação de acontecimentos, transações e práticas que possam ter um efeito materialmente relevante sobre os processos. A obtenção do conhecimento deve ser tratado como processo contínuo e acumulativo de entendimento e apreciação das informações, que auxiliará em todas as fases do processo de auditoria, e na análise das informações e evidências obtidas. A obtenção do conhecimento poderá ser provida a partir de diversas fontes, como: Experiência anterior

Como muito acompanhado pelas empresas que buscam a certificação como Operador Econômico Autorizado, a normativa ISO 1772:2103 orienta para a necessidade de uniformização na classificação, aceitação, e utilização dos dispositivos de segurança que devem ser aplicados em veículos e unidades de cargas, fornecendo de única e inequívoca as informações sobre a aceitação, para garantir a segurança nos processos dentro do fluxo internacional de movimentação de mercadorias. Esta disposição foi inicialmente apresentada pelo Programa C-TPAT (Customs-Trade Partnership Against Terrorism), em decorrência das preocupações inerentes aos ataques terroristas ocorridos em 11 de setembro de 2001, e teve como objetivo fortalecer as cadeias de abastecimento internacional e melhorar a segurança nas fronteiras dos Estados Unidos. Ainda dentro deste contexto e com o efeito direto trazido pela implementação do ISPS Code (Código Internacional para Proteção de Navios e Instalações Portuárias) passou então a ser exigido em todas as movimentações de unidades de cargas (veículos, contêineres ou vagões) a aplicação de um dispositivo de segurança que atendesse a normativa ISO/PAS 17712. Ainda para que possamos entender a normativa ISO 17712:2013 é necessário compreender que se exige, deste processo, para que os dispositivos de segurança (lacres): sejam fortes e duráveis para resistir a ruptura acidental ou deterioração (devido às condições meteorológicas ou ação química durante manipulação). que possam ser removidos de forma fácil e rápida com o uso de ferramenta adequada. que possam ser identificados com uma marcação e numeração única, devidamente legível. devem ser estruturados de maneira que não possam ser removidos sem deixar traços ou vestígios visíveis. deverá ser projetado para que não se permita ser utilizado por mais de uma vez. deverá ser projetado de modo a dificultar a falsificação. Além disso, a normativa ISO 17712:2013 orienta para que se confirme, de forma independente, três processos: Testes físicos para determinar a resistência dos lacres. A normativa orienta para três tipos de classe de resistência ou capacidade de ruptura: “I” de indicativa; “S” de Segurança; e “H” de Alta Segurança. Os fornecedores de lacres de Alta Segurança deverão se utilizar de laboratórios independentes para a realização de testes para validar a classificação do lacre. Estes laboratórios deverão ser acreditados conforme determinado pela Norma ABNT NBR ISO 17025:2017 (Requisitos Gerais para Competência de Laboratórios de Ensaio e Calibração). Ter uma rotina de auditoria para os processos relacionados à segurança do fabricante. A realização de práticas frágeis poderá prejudicar a garantia do produto. A normativa ISO 17712:2013 define mais de duas dúzias de processos a serem cumpridos, de avaliação de riscos nas instalações, de controle de acesso nas áreas de produção e armazenagem, e outras. Os lacres deverão ser projetados e produzidos com capacidades indicativas de adulteração quando aplicados e fechados de maneira correta e depois rompido. Note que na maioria das vezes os lacres são manipulados com o objetivo de se introduzir produtos contrafeitos ou ilegais, bem como para o furto de mercadoria. Além dos requisitos acima descritos, é recomendado que os usuários apliquem processos de verificação e inspeção dos lacres, conhecido como “VVTT”, pode ser utilizado quando os lacres estão sendo inseridos nas unidades de cargas, da seguinte maneira: V – Verificar o lacre e os mecanismos de fechamento do contêiner. V – Verificar o número do lacre para assegurar a inclusão de forma correta. T – Após inclusão, puxar o lacre para garantir que está travado corretamente. T – Girar o lacre nas duas direções para assegurar que o mesmo não irá se soltar ou poderá ser retirado Outro ponto a ser apreciado pelas empresas que adquirem os lacres é a atenção durante o processo de compra, é para atendimento aos requisitos determinados pela normativa ISO 17712:2013. A empresa adquirente deverá solicitar cópia da certificação emitida pela entidade certificadora ou uma comprovação por escrito do fornecedor informando que seu produto e processo cumpre ou supera o determinado pela normativa. Também poderá ser solicitado as provas de produtos realizadas em laboratórios devidamente acreditados conforme instruído pela Norma ABNT NBR ISO 17025:2017 (Requisitos Gerais para Competência de Laboratórios de Ensaio e Calibração). Por fim, é orientado para que as empresas adquirentes tenham cuidado com a apresentação de documentos falsos, é importante que o adquirente efetue as devidas verificações para garantir a não aquisição de produtos que poderão expor de forma negativa a segurança de seus processos. Escrito por Daniel Gobbi Costa consultoriaoea.com.br atendimento@allcompliance.com.br

1. Crie protocolos de segurança A padronização e a definição clara de como os processos de logística devem ser executados são os primeiros passos para evitar erros e acidentes. Por isso, é necessário criar protocolos de segurança logística que incluam o seu time de colaboradores, empresas terceirizadas e fornecedores. Deve-se desenvolver protocolos para todas as etapas logísticas realizadas pelo seu negócio, como recebimento de produtos, armazenamento em estoque, distribuição e transporte de cargas. Ao estabelecer procedimentos rígidos, você torna a empresa mais segura e ainda educa a equipe para incorporar medidas protetivas à sua rotina de trabalho. Para que sejam adotados com maior facilidade, os protocolos devem ser disponibilizados em áreas estratégicas, como portão de entrada e áreas de carga e descarga. 2. Treine a sua equipe De nada adianta criar protocolos de segurança rigorosos se os seus funcionários não estiverem preparados para colocá-los em prática. Sendo assim, é indicado chamar profissionais especialistas na área para treinar a sua equipe, que instruam sobre a importância dos métodos de segurança na execução de suas atividades cotidianas. 3. Mapeie os setores e os processos de risco Cada risco envolvido em um processo logístico requer um cuidado específico. Partindo desse princípio, faça o mapeamento de todos os setores da empresa, a fim de identificar quais os riscos que devem ser neutralizados e de que forma isso deve ser feito. É preciso elaborar um planejamento detalhado sobre como as normas devem ser cumpridas, quando e quais recursos terão que ser utilizados. No caso do transporte de cargas, pode-se definir os riscos associados às rotas a serem realizadas, condutas adequadas para que o motorista evite acidentes na pista, além do uso de mecanismos para um rastreamento mais eficiente dos veículos. 4. Faça manutenção preventiva Não são apenas os erros humanos que podem comprometer a segurança da sua logística. As falhas em equipamentos e veículos também podem trazer riscos de acidentes. Para que isso não aconteça, é essencial fazer manutenções preventivas das suas frotas e ferramentas de trabalho, considerando as especificações dos seus veículos. Com a ajuda da tecnologia, como é o caso de sistemas de gestão de frota, você pode ter uma visão detalhada do desempenho dos seus caminhões, checar quais estão em condições de continuarem rodando e quais necessitam de prevenção. 5. Invista em inteligência artificial Conhecida por simular o raciocínio humano, a inteligência artificial (IA) é uma grande aliada para a segurança logística, já que permite uma tomada de decisão mais eficiente. Atividades de estocagem e armazenagem, por exemplo, podem ser realizadas por máquinas inteligentes, com maior velocidade e menor incidência de erros. Cada vez mais utilizada em sistemas de gestão e controle, a IA pode ser aplicada na logística para prever e apontar falhas. Dessa maneira, a empresa pode agir rapidamente na correção de erros, antes que afetem a segurança dos seus processos e das mercadorias, causem acidentes e prejuízos. As soluções de inteligência artificial devem ser escolhidas de acordo com as suas necessidades específicas e com o volume de operações a serem controladas. Empresas maiores exigem aplicações mais robustas.   Escrito por Daniel Gobbi Costa consultoriaoea.com.br atendimento@allcomplliance.com.br

Em muitos segmentos da indústria e serviços, a utilização de dispositivos de segurança é considerada de alta importância. Por exemplo, no setor alimentício, as embalagens lacradas garantem a qualidade e integridade do produto comercializado, ou no comércio internacional, demonstram que as unidades de cargas não foram violadas e, portanto, não houve furto ou contaminação do processo. Desta maneira, a utilização correta dos dispositivos de segurança é fundamental para evitar tentativas de fraude. Então, como se utilizar de forma correta os dispositivos de segurança? A proposta deste material é descrever de forma sucinta as boas práticas para este processo. Para que possamos começar, é importante que as empresas implementem um processo de controle de acesso aos dispositivos, ou seja, é necessário designar uma pessoa responsável pela gestão dos mesmos. Este profissional deverá possuir um treinamento adequado para o manuseio, controle e determinação como em quando serão utilizados. Depois, é importante também que se estabeleça um local seguro para a guarda destes dispositivos. O acesso aos mesmos deverá ser restrito, se possível com chave, evitando assim o furto, perdas e outros riscos que podem ocasionar uma fraude no processo por parte de outras pessoas da empresa ou de terceiros que possuem acesso ao local. Em continuidade a aplicação de boas práticas, é fundamental que se efetue o registro de uso dos dispositivos de segurança, possibilitando assim que a empresa tenha um histórico de utilização destes. O registro possibilitará provisionar a reposição dos dispositivos a tempo, para que não ocorra a falta em estoques. No caso de haver a necessidade de aplicação de dispositivos complementares, estes também devem ser guardados em local único, evitando assim erros de processo. Atentar-se para o processo de conservação e colocação dos dispositivos de segurança nas unidades de cargas, com a finalidade de garantir que a mesma não tenha o risco de ruptura, contaminação ou violação. A correta aplicação é necessária para a efetiva garantia de uso do dispositivo e de integridade do processo. Também é de grande importância a realização de registros fotográficos ou de filmagem, de colocação dos dispositivos de segurança. Esta medida visa demonstrar, se houver a necessidade, para outras partes do processo, a efetiva garantia implementada pela empresa, como comprovação perante a possíveis incidentes que podem ocorrer no fluxo da cadeia logística de abastecimento. Por fim, é importante que as empresas se mantenham atualizadas com relação as novas indicações, tecnologias e normativas, não somente no tangente a certificação dos dispositivos, mas também sobre modelos, sobre tecnologias aplicadas à identificação, rastreabilidade e tipos de marcação. Para isso, nada melhor do que acompanhar o que o mercado está trazendo sempre de novidades.   Escrito por Daniel Gobbi Costa http://www.consultoriaoea.com.br atendimento@allcompliance.com.br  

Para que possamos finalizar esta série de artigos, que trata dos dispositivos de segurança (fitas e lacres), se faz necessário reforçar o conceito de que uma de suas principais funções, além de garantir a segurança dos produtos e processos, é a de facilitar a rastreabilidade dos produtos que acompanham a unidade de carga. Por este motivo todos os dispositivos devem estar numerados e com marcações específicas, permitindo assim o acesso às informações necessárias em todos os momentos. Desta maneira, a tecnologia RFID (Radio Frequency Identification) que já é parte integrante de muitos sistemas de rastreabilidade utilizados em diversos setores, também pode contribuir significativamente para a evolução dos controles tratados pelos dispositivos de segurança. Devido às suas características, a etiqueta RFID permitirá, também para este processo, uma transferência automática dos dados vinculados ao produto. Você sabe como funciona a tecnologia RFID? Que aplicações tem em selos de segurança? Nós apresentamos para você: continue lendo! Tradicionalmente, a numeração dos dispositivos de segurança é representada por uma série simples de algarismos ou por um código de barras juntamente com os números de identificação. Estes sistemas continuam a ser utilizados, porém o seu grande inconveniente é que a leitura é lenta, pois deve ser realizada código a código, devendo os códigos estar sempre visíveis e legíveis para serem lidos, tornando a leitura e a rastreabilidade do processo lento e manual, e, portanto, mais suscetível a causar erros. Como vivemos em um momento, onde o tempo da logística é cada vez mais escasso e com muitas vezes movimentação de mercadorias perecíveis, a gestão de dados exige a aplicação de procedimentos mais ágeis, e que reduzam ao mínimo os erros. É aqui que entra a tecnologia RFID para os dispositivos de segurança. O sistema de etiquetas RFID possui uma estrutura de armazenamento remoto das informações, onde o chip, incorporado na estrutura do dispositivo, possibilita a extração de dados através de leitores fixos (portais) ou móveis (esteiras transportadoras, por exemplo). O leitor coletará as informações e as transmitirá para um banco de dados onde serão prontamente registradas. Estes dispositivos também permitem a leitura em massa, sem a necessidade de estarem a vista, bem como possibilita o registro da informação a distância, sem o efetivo deslocamento de pessoal até próximo do mesmo. Sendo assim, os dispositivos com tecnologia RFID podem ser lidos dentro de embalagens, caixas ou contêineres. Estes chips RFID devem ser integrados durante o processo de injeção nos dispositivos de segurança e possibilitará a coleta das informações, bem como transmitirá para o banco de dados onde serão cadastradas e/ou integradas ao ERP de gestão que está sendo utilizado pela empresa. Além disso, as etiquetas RFID permitirão a integração de sensores eletrônicos simples, com os quais é possível criar, por exemplo, mecanismos que informam se os dispositivos foram adulterados, violados ou ainda que reagem com base em outros fatores ambientais. Para que possamos finalizar, reforçamos aqui que estes dispositivos de segurança, com tecnologia RFID, podem ser personalizados com a aplicação de código de barras ou um sistema de marcação numerada, como opção alternativa diante de um eventual problema de leitura do chip RFID. Desta maneira, é importante escolher o sistema de marcação dispositivo, impossibilitando que este possa ser apagado ou tenha sua identificação manipulada. Escrito por Daniel Gobbi Costa http://www.consultoriaoea.com.br atendimento@allcompliance.com.br  

Para que possamos aqui iniciar, é importante explanar nosso entendimento sobre o processo de monitoramento e manutenção dos controles internos, onde o monitoramento é, nada mais do que, a avaliação dos controles internos ao longo do tempo. Ele é o melhor indicador para saber se os controles internos estão sendo efetivos ou não. Esta atividade pode ser realizada tanto através do acompanhamento contínuo das atividades quanto por avaliações pontuais, tais como autoavaliação, revisões eventuais e auditoria interna ou externas. Sua função do monitoramento é verificar se os controles internos são adequados e efetivos, ou seja, se estão presentes e funcionando conforme planejado. Aqui neste começo também é importante o destaque que devemos tratar as verificações de manutenção e monitoramento não só dos processos internos, mas também com os parceiros comerciais que impactam na prestação de serviço da empresa, garantindo assim um entendimento amplo do processo empresarial. Também destacamos que é muito complexo estabelecer um único modelo de atividade no que diz respeito a gestão de manutenção e monitoramento dos controles internos, visto que dependerá muito de seu grau de maturidade, do setor de atuação e de vários fatores circunstanciais. No entanto, devemos considerar que, independentemente das atividades de asseguração, devemos estabelecer um conjunto de atividades que devem ser realizadas de maneira contínua e constante para garantia da conformidade. Em particular, relatamos as seguintes macros atividades necessárias de manutenção e monitoramento dos controles internos, em relação ao Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA): Financeiro: garantia do sistema de controle interno nas atividades de gestão financeira. Segurança da Informação: assegurar a infraestrutura tecnológica para garantia da confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação. Segurança dos Processos Operacionais[1]: garantia do controle interno da empresa, contemplando os processos operacionais e administrativos da empresa. Segurança Física das Instalações e Pessoas: garantir a integridade de bens e pessoas, bem como a continuidade das atividades. Compliance Regulatório: garantir o cumprimento da Lei Orgânica de Proteção de Dados (LOPD), Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo, Código Interno de Conduta dos Mercados de Valores, Códigos de Ética, a Legislação Aduaneira e outros aspectos relevantes ao processo ou ao negócio. Gestão de Riscos: assegurar a gestão adequada dos riscos que afetam significativamente as atividades da empresa. Sistemas Integrais de Gestão: garantindo o cumprimento das normas de qualidade, meio ambiente, prevenção de riscos ocupacionais e outros pertinentes ao processo da empresa. Responsabilidade e Reputação Corporativa: garantir a transparência das atividades da empresa e das relações com os todos seus grupos de interesse. Com o acima descrito, e para que possamos cumprir com esta manutenção e monitoramento das atividades, garantindo o efetivo cumprimento dos controles internos estabelecidos, é necessário que se determine também uma estrutura (incluindo de pessoal), que deverá dentre outros: Gerar uma finalidade específica de trabalho, apresentando a todos de maneira clara e pertinente ao escopo e objetivos deste processo de manutenção e monitoramento dos controles internos, ou, se for o caso, para parceiros comerciais. Prover objetividade, imparcialidade e objetividade nas atividades de verificação. Possuir competências técnicas e experiência para o entendimento e cumprimento das atividades. Desenvolver modelos e metodologias para avaliar as políticas, programas e procedimentos que são utilizados nos processos a serem verificados. Cabe aqui registrar que estes processos devem ser documentados e revisados, bem como suportados por um nível adequado de evidência. Promover a comunicação de resultados e das ações corretivas, assegurando assim que haja um processo de revisão e aprimoramento das atividades de maneira contínua. Mapas de Riscos para Manutenção e Monitoramento Uma das responsabilidades mais importantes da Administração da Empresa (ou diretoria) é garantir para que os processos sejam conduzidos de acordo com os parâmetros estabelecidos, para se atingir os objetivos. Mas, para conseguir isso, devem ser aplicados recursos que determinem a funcionalidade dos processos, principalmente de gestão de risco, de forma eficaz, e garantir para que os riscos chave, ou críticos do negócio, sejam geridos de forma aceitável. Uma boa alternativa é preparar um Mapa de Riscos, com vistas a coordenar as diferentes atividades de manutenção e monitoramento dos controles internos, como também prover o gerenciamento de riscos entre as várias funções voltadas as atividades operacionais. Neste contexto, é proposto também a aplicação de rotinas de auditoria interna, com vistas a garantir seja cumprido o cronograma e as atividades descritas para monitoramento e manutenção dos riscos da empresa. Com a implementação destes processos e rotinas a empresa poderá de maneira mais objetiva: fornecer garantias quanto aos processos operacionais e sua correta avaliação. avaliar processos, incluindo supervisão de controles e procedimentos. avaliar e revisar a elaboração de relatórios sobre os principais riscos e revisar sua gestão. Colaborar na identificação e avaliação dos principais riscos associados aos processos. aconselhar aos gestores e demais profissionais na resposta aos riscos identificados. colaborar na coordenação da gestão de riscos. e colaborar na implantação e manutenção da estrutura de gestão de riscos e sua política, como suporte à Diretoria. Escrito por Daniel Gobbi Costa http://www.consultoriaoea.com.br atendimento@allcompliance.com.br