Aos profissionais que estudam as diversas normativas nacionais e internacionais relacionadas ao tema de segurança dos processos para a cadeia logística internacional, como por exemplo o Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA) da Organização Mundial das Aduanas, a família normativa ABNT NBR ISO 28000, o programa norte-americano C-TPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism), o programa BASC (Business Alliance for Secure Commerce) ou tantos outros existentes é fator comum identificarmos a necessidade de tratamento para verificação e validação dos lacres ou outros dispositivos, que devem ser utilizados como elementos de segurança das unidades de cargas e veículos no transporte nacional e internacional.
Desta maneira, aqui trazemos uma relação de atividades, consideradas como critérios mínimos, devem ser adotadas por todas as partes envolvidas neste fluxo, observando muitas vezes seu posicionamento e responsabilidade no processo, e entendendo que, é responsabilidade de todos a garantia da segurança na cadeia logística internacional, e que, todas as partes envolvidas deverão dispor de esforços para a garantia deste processo de mitigação de riscos e vulnerabilidades.
Neste contexto é de extrema importância que as partes interessadas tenham conhecimento da normativa ISO 17712 publicada no ano de 2013, bem como também implemente controles internos para a gestão destes dispositivos de segurança, com vistas a evitar de que estes sejam utilizados de forma indevida dentro dos processos.
Seguindo, o primeiro controle a ser pensado e implementado pela empresa deverá contemplar as atividades de aquisição, seguindo assim os critérios determinados para garantir que este não seja de fácil violação, falsificação ou de frágil resistência físico mecânica.
Assim, ao efetuar a compra destes itens, é fundamental que a se determine a implementação uma documentação com a finalidade de controle, gerando assim a possibilidade de gerenciar e registrar todos os dispositivos que serão futuramente utilizados. Estes também devem ser mantidos também em local restrito, ou de acesso controlado, para que sejam distribuídos somente quando necessário. Desta maneira, um método interessante é nomear um funcionário ou departamento para a gestão destes, e um local seguro para a guarda dos mesmos.
Quando for realizada a utilização de lacre terceirizado (ex.: lacre do armador), o profissional deverá assegurar junto a este terceiro, que seja providenciado e utilizado um dispositivo de segurança dentro dos padrões exigidos pelos programas de segurança para a cadeia logística, conforme exemplos acima apresentados, e que se possa possuir evidência disso.
Os objetivos dos controles acima informados visam impossibilitar atividades de alteração, adulteração ou utilização incorreta no processo, gerando assim, se vier a ocorrer qualquer destas ocorrências, um processo de comunicação para todas as partes interessadas, inclusive a aduana, e a abertura de um processo de identificação com vistas a entender as falhas e proporcionar melhorias de processo.
As descobertas relacionadas aos processos de investigação devem ser documentadas, e quaisquer ações corretivas devem ser implementadas e evidenciadas o mais rápido possível. Esses procedimentos devem ser mantidos no nível operacional local, para que sejam facilmente acessíveis, e devem ser revisados e atualizados, sempre que necessário.
Dando continuidade ao processo é importante que a empresa detentora destes dispositivos de segurança efetue inventários, ao menos uma vez por ano, com o objetivo de identificar possíveis desvios de processo.
Seguindo para a atividade de utilização, é importante que as pessoas envolvidas no processo participem de um processo de conscientização, e qualificação para a correta utilização e registro destes no processo de expedição da mercadoria. Neste momento é de fundamental importância que após a afixação do lacre, ou do dispositivo de segurança uma segunda pessoa possa garantir a efetividade do processo, utilizando se possível a metodologia View, Verify, Twist and Tug (VVTT), adotada inicialmente pelo o CBP (U.S. Customs and Border Protection) para garantir que a numeração de controle está correta, que o dispositivo não esteja comprometido e que esteja devidamente afixado na unidade de carga ou veículo.
VER ou VISUALIZAR o mecanismo, conforme o caso (trancas, transpassadores de cabo, lacres etc.), o dispositivo de segurança.
VERIFICAR a numeração do dispositivo, sua integridade e comparar as informações com os documentos pertinentes ao processo (numeração fidedigna e correspondência documental etc.).
PUXAR o dispositivo de segurança para certificar-se que está devidamente afixado.
TORCER E GIRAR para certificar-se que não saia. Dispositivos podem estar rosqueados e assim podem ser desaparafusados, com a finalidade de possibilitar abertura e fechamento sem vestígios.
Ainda como já acima informado, caso este dispositivo de segurança seja ou esteja comprometido, é importante que um processo investigativo seja aberto e, quando necessários, as partes envolvidas sejam devidamente comunicadas.
Após a inclusão do mesmo o parceiro comercial, sendo este contratado pela empresa ou ainda por terceiros, que efetuará o transporte ou terá contato com a mercadoria ao longo da cadeia logística, deverá realizar os devidos registros e conferências necessárias para a garantia de integridade do mesmo. Para tanto é importante que se promova a toda a cadeia logística a conscientização ou apresentação de políticas orientado para as atividades a serem procedidas.
Como já apresentado, e aqui reforçado, devido sua importância, um procedimento deverá descrever como os lacres são emitidos, recepcionados, controlados nas instalações e durante o trânsito. O procedimento deve indicar ainda, as ações a serem tomadas no caso de detecção de indícios de violação de unidades de carga ou nos casos de detecção de lacre alterado ou identificado com o número incorreto. Este processo de verificação do dispositivo de segurança deverá ser aplicado e orientado para todos os intervenientes com acesso a mercadoria ou a unidade de carga.
Não obstante, o parceiro comercial deverá ser orientado a verificar também as condições externas dos veículos de transporte. Havendo indícios de avaria, violação e/ou adulteração de qualquer dispositivo de segurança e/ou da carga, o parceiro comercial deverá comunicar às partes interessadas e, quando for o caso, efetuar comunicação para a aduana.
Caso seja necessário, ao longo do processo a substituição do lacre, esta deverá ser comunicada e documentada junto a todas as partes interessadas. No caso de um incidente o profissional do transporte deverá imediatamente notificar ao embarcador, o despachante aduaneiro e/ou o importador que o lacre foi rompido, se possível, por quem foi rompido e se aplicado, a numeração de registro do novo lacre. No caso de retirada ou adulteração em trânsito, o motorista deverá comunicar onde o evento ocorreu.
Por fim, no processo de recebimento da unidade de carga, e antes mesmo de efetuar o rompimento do dispositivo de segurança, é importante que o recebedor também efetue o processo de View, Verify, Twist and Tug (VVTT) já acima apresentado, se possível com a presença de uma testemunha, para garantir que a numeração e lacração esteja correta, não corrompida e apropriadamente afixada na unidade de carga ou veículo de transporte.
Após a realização desta atividade, e não havendo nenhuma inconsistência, o lacre deverá ser cortado, descartado em um recipiente cujo seja inacessível para posteriormente se garantir a destruição adequada.
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