Este artigo nasceu de várias trocas de experiencia, de apresentações e vivências, de uma recorrência de dificuldades encontradas, e serve como uma orientação aos profissionais, de todas as áreas e departamentos para que possamos repensar, na importância de se ter uma estrutura clara e descrita dos processos a serem seguidos, como forma de guiar os profissionais para a execução de boas práticas e atendimento a qualidade desejada pelas empresas em todas suas atividades.
Seguindo aqui, é imprescindível o comentário de que, em um mundo empresarial cada vez mais competitivo e dinâmico, a eficiência operacional é uma necessidade vital para o sucesso de qualquer organização. No entanto, muitas empresas, mesmo reconhecendo a importância de manter suas operações otimizadas, acabam tropeçando em uma armadilha comum: a falta de procedimentos claros. Este problema, muitas vezes subestimado, pode resultar em consequências até mesmo desastrosas para o desempenho e a sustentabilidade do negócio.
Para um claro entendimento, procedimentos são, essencialmente, diretrizes específicas que orientam as pessoas sobre como realizar suas tarefas de maneira eficiente e padronizada, esses procedimentos servem como um mapa que conduz a empresa ao seu destino desejado. Eles não apenas ajudam a garantir que todos as pessoas saibam o que fazer, mas também como e quando fazer. Em resumo, estes procedimentos criam uma base sólida e sustentável para a execução diária das atividades empresariais.
Contudo, é até aqui apresentado que, sem um conjunto bem-definido de procedimentos, as atividades operacionais podem se tornar caóticas, resultando em variabilidade nos resultados e inconsistências nos processos. Essa falta de uniformidade pode levar à perda de tempo, retrabalhos, aumento dos custos operacionais, e, em última instância, à insatisfação dos clientes. Assim, ter procedimentos claros é fundamental para manter o controle e a previsibilidade dentro de uma empresa.
Apenas como detalhamentos dos riscos causados pela ausência destes procedimentos operacionais, podemos aqui elencar algumas “armadilhas perigosas” em que a empresa pode vir a incorrer, dentre elas, a primeira se trata da abertura de espaço para erros humanos. Assim, quando as pessoas não têm diretrizes específicas para seguir, cada um pode adotar uma abordagem diferente para realizar a mesma tarefa. Essa variabilidade pode resultar em erros frequentes, retrabalhos e até mesmo em falhas graves que comprometam a integridade dos produtos ou serviços oferecidos.
Além disso, a falta de procedimentos dificulta a integração de novos funcionários. Ou seja, em um ambiente onde as tarefas não são padronizadas, os novos colaboradores tendem a demorar mais para se adaptar, o que diminui a produtividade da equipe como um todo. Sem procedimentos claros e estabelecidos, o conhecimento fica concentrado em indivíduos específicos, tornando a empresa dependente de certas pessoas e vulnerável em caso de saídas inesperadas ou ausências prolongadas.
Outro ponto crítico é a falta de responsabilidade e accountability, ou seja, com relação a transparência, ética e a obrigação das pessoas em prestarem contas em relação ao que foi realizado, o que não foi e como se deu tal processo. Quando não há clareza sobre os procedimentos, torna-se difícil determinar quem é responsável por determinadas tarefas ou decisões. Isso pode levar a uma cultura organizacional de evasão de responsabilidades, onde os problemas são empurrados de um lado para o outro sem solução efetiva.
Desta maneira, e como acima descrito, estabelecer procedimentos é mais do que apenas um exercício burocrático, é a aplicação de uma estratégia essencial para o sucesso operacional. Procedimentos bem definidos promovem a consistência, o que, por sua vez, melhora a qualidade e a eficiência das operações. Com procedimentos definidos, todos na empresa saberão exatamente o que é esperado deles, o que diminui a margem de erro e aumenta a produtividade.
No mais, com a aplicação destes processos definidos e estabelecidos podemos identificar um outro benefício crucial, que é a facilitação para aplicação de auditoria e controle de qualidade. Quando os processos são claros e bem documentados, fica muito mais fácil identificar onde os erros estão ocorrendo e assim implementar correções. Isso também ajuda a manter a conformidade com eventuais normas regulatórias ou de qualidade, evitando multas e penalidades.
Por fim, é importante frisar que, a implementação destes procedimentos também são fundamentais para a escalabilidade do negócio. Com isto, a medida que a empresa cresce, é essencial que as operações possam ser replicadas de maneira eficiente em diferentes unidades ou mercados. Sem procedimentos padronizados, a expansão pode ser caótica e ineficaz, colocando em risco a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Viu só, com tudo aqui apresentado, precisamos focar nossos esforços nesta atividade, e assim investir tempo e recursos na elaboração e implementação de procedimentos operacionais claros e eficazes. Essa prática não só fortalece a operação atual, mas também prepara a empresa para crescer de maneira sustentável e competitiva. Bora lá implementar procedimentos?
