Quando pensamos na eficiência de uma empresa, associamos diretamente a todos os pilares que a compõem e dentre os principais estão as pessoas, figuras estas essenciais para o bom funcionamento da mesma. Sendo assim, podemos destacar que o investimento neste pilar tão importante é primordial para aprimorar a qualidade de suas atividades e serviços prestados. Tendo em vista tamanha importância, assegurar o conhecimento para os profissionais, através de treinamentos é fundamental, pois desta forma será possível garantir competência, qualificação e conscientização das pessoas que atuam diretamente e dos parceiros comerciais que atuam em conjunto com a empresa.
Ainda com o objetivo de esclarecimentos deste processo, aqui definimos o termo “competência” como a capacidade de aplicar conhecimento e habilidades para alcançar resultados pretendidos. Este conceito se soma ao significado da palavra “conscientização”, que trata da percepção e da observação de cada pessoa, para que todas as regras e orientações sejam cumpridas da forma correta, ou seja, são processos contínuos que visam promover e fazer com que todas as ações dentro da empresa sejam realizadas da forma correta, sem desvios, sempre respeitando diretrizes empresariais, normas regulamentadoras, entre outras.
Dos fatores acima citados, ou seja, a competência e a conscientização, são questões chave para que a organização forneça produtos e serviços com qualidade. Porém, e antes de tudo, é preciso que também tenhamos o entendimento do que é “controle operacional”, e aqui descrevemos como procedimento que determina a rotina de trabalho da empresa e que compreende as atividades que influenciam no desempenho da atividade. Sendo assim, o controle operacional é fator primordial para garantir que os processos e os colaboradores trabalhem dentro de padrões e respeitem às normas, regras, regulamentações e legislações.
O PROGRAMA BRASILEIRO DE OPERADOR ECONÔMICO AUTORIZADO (OEA)
Conforme acima descrito, uma das mais importantes considerações do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado está associada ao processo de conscientização, qualificação e treinamento de pessoal. Este determina que as empresas assegurem a todos os profissionais (próprios e em seus parceiros comerciais) um programa permanente de conscientização das ameaças e vulnerabilidade dos processos. Assim o documento Perguntas & Respostas – Programa Brasileiro de OEA, constante na plataforma da Receita Federal, e atualizado em 27 de maio de 2022 nos apresenta:
“O programa de treinamento deve ser abrangente e cobrir de acordo com o público, todos os requisitos de segurança do Programa OEA. Funcionários devem ser treinados para identificar e relatar incidentes de segurança, bem como atividades suspeitas.
Funcionários em cargos sensíveis devem receber treinamento especializado adicional, voltado para as responsabilidades da posição em que ocupa.
Um dos aspectos principais de um Programa de segurança e conformidade é o treinamento. Os funcionários que entendem por que as medidas de segurança estão em vigor têm maior probabilidade de aderir a elas. O treinamento de segurança deve ser fornecido aos funcionários, conforme necessário, com base em suas funções e cargo, regularmente, e os funcionários recém-contratados devem receber esse treinamento como parte de seu treinamento de orientação inicial.
Recomenda-se que pessoal das áreas de expedição e de recepção, incluindo recepção de correspondências e encomendas, receba treinamento complementar.
Devem ser mantidas evidências de treinamento, como registros de treinamento e listas de presença, com a data do treinamento, os nomes dos participantes e os tópicos abordados.
A avaliação do operador deve abranger, quando for o caso, procedimentos executados de forma terceirizada.
O que se espera quanto ao incentivo à participação em treinamentos?
Na medida possível, os funcionários devem ser incentivados a participar de programas de conscientização de ameaças e de treinamentos em segurança da cadeia logística.
Um exemplo de incentivo a participação é computar horas de participação nos treinamentos e o desempenho obtido pelo funcionário nos eventos de capacitação para fins de promoção ou progressão na carreira.
Recomenda-se o engajamento da alta liderança no plano de comunicação e incentivo aos treinamentos.”
Com o acima exposto é fundamental o entendimento que este processo de conscientização deve ser um trabalho muito bem realizado, principalmente para que haja nas empresas e em sua cadeia logística a implementação de uma cultura voltada as preocupações em segurança e conformidade aduaneira, entretanto, é um trabalho que deve ter frequência e constância, e nem sempre as empresas envolvem esforço necessário para esta atividade, e provavelmente refletirá em um cenário de desconhecimento, receios e insegurança.
Aproveitando a oportunidade, me recordo de uma literatura que dizia algo assim, Napoleão Bonaparte foi um líder ditador e autoritário, porém sempre se certificou de que seus soldados soubessem exatamente o que deveriam fazer e qual o objetivo do que iriam executar. Seus generais eram instruídos a explicar detalhadamente os planos aos soldados e se certificarem de eles haviam entendido o que precisavam fazer, pois Napoleão sabia que a falta compreensão levaria a má execução das ordens.
Na implementação ou manutenção de um sistema de gestão (como é o Programa de Operador Econômico Autorizado) não é nada diferente, e aqui não estamos dizendo que as empresas devem possuir líderes ditadores ou autoritários, mas sim que, se seus profissionais não estiverem conscientizados, ou seja, não souber qual o seu papel e qual é a influência que ele exerce no final do processo, ele não terá um norte a seguir, um objetivo claro a alcançar.
Imagine então uma pessoa que é responsável por registrar um processo – seja ele qual for, se não compreender que o seu trabalho vai além de simplesmente executar (e hoje é importante reforçar que temos MUITOS simples executores nas empresas), e que, além desta atividade mera atividade, esta pessoa deverá garantir a qualidade da informação, a conformidade dos requisitos legais, a manutenção dos controles internos e do correto fluxo da gestão e do processo, pode ser que no final a empresa não tenha praticamente nenhuma informação gerada, e que, por consequência do claro entendimento, não consiga evidenciar para uma auditoria o cumprimento das atividades realizadas.
Portanto, é preciso que os colaboradores saibam exatamente o impacto que suas realizações têm sobre um processo voltado a “qualidade” da empresa, e isso envolve não só as próprias atividades, mas também o trabalho relacionado a sua melhoria contínua. Se as pessoas não entenderem, por exemplo, que tratar uma não conformidade pode fazer o trabalho delas ser melhor, reduzindo as incidências de desvios ou ainda prováveis retrabalhos (e aqui quero dizer CUSTOS), elas não foram conscientizadas corretamente.
Também é importante enfatizar que conscientizar não é somente fazer um workshop com todo pessoal falando de alguma coisa relacionada a qualidade, conscientizar é entregar informações direcionadas que vão interessar às pessoas, que vão fazê-las prestar atenção.
Vejo muitos profissionais da qualidade reclamando que, “não fui envolvido”, “não sabia”, “ninguém registra uma não conformidade”, “eles não analisam os indicadores”, “eles não trabalham nas ações corretivas, estão todas atrasadas”, e eu acredito que isso acontece mesmo! Mas será que essas pessoas entenderam a gravidade que é não executar uma ação corretiva? Qual é o impacto disso para a empresa? E isto não é somente para a Qualidade, departamento, é para a empresa!
Esse trabalho falho de conscientização tem levado a não compreensão e dispersado as pessoas para a realização de um trabalho que poderia ser muito melhor, portanto, por mais que não seja um trabalho de resultado imediato, vale a pena repensar a forma como as empresas estão conscientizado as pessoas. Se até Napoleão conseguiu, por que não nós?
Apesar de muitas empresas ainda não terem encontrado um correto direcionamento no momento de atender a esse requisito, a boa notícia é que existem diversas maneiras de conscientizar as pessoas. Em contrapartida, é necessário também a consciência que não é um processo que possa ser realizado ou que dê resultados do dia para a noite.
Reunimos aqui algumas dicas que podem auxiliar durante esse processo.
1. Realize encontros para discutir os temas relacionados à conformidade dos processos aduaneiros, sobre segurança da cadeia logística e outros pertinentes ao Programa de Operador Econômico Autorizado. Efetue debates que reforcem a importância da gestão destes processos.
2. Crie boletins informativos para que sejam publicados em murais ou enviados por e-mail. A empresa também pode divulgar wallpapers para seus colaboradores utilizarem nos computadores. Faça de tudo para tornar a comunicação incrível!
3. Promova treinamentos e desenvolva a competência dos profissionais. Realize ações que identifiquem o que está sendo realizado, o que é importante para a empresa.
5. Avalie seus colaboradores para garantir que absorveram as informações. Monitore se a dúvidas em relação aos processos diminuíram, se houve melhoria e maior assertividade na gestão dos controles, no registro das evidências. Quando se tem um bom método de avaliação, é possível ver quando os colaboradores começam a dar resultado, quando eles conseguem tomar decisões sozinhos, quando o processo acontece sem a presença dos líderes, ou seja, quando a gestão vence o gestor!
Desta maneira, promover a qualificação das pessoas que atuarão no processo de implementação ou manutenção de seu sistema de gestão, como Operador Econômico Autorizado (OEA) é um processo que garantirá para as empresas o cumprimento das exigências regulatórias, bem como a adesão de práticas comerciais seguras e confiáveis no fluxo da importação e exportação de mercadorias. O objetivo é garantir a segurança das cadeias logísticas e a promoção da integridade do comércio internacional.
Este processo poderá ser composto por atividades teóricas ou práticas relacionadas as regulamentações aduaneiras, fiscalização, riscos comerciais, gerenciamento de riscos, conformidade regulatória, etc., poderá ser promovida por autoridades regulatórias ou entidades privadas ou ainda internamente por profissionais qualificados para esta atividade, e é fundamental que após o processo seja realizado uma atividade de avaliação do desempenho da empresa para comprovação de efetividade do treinamento e verificação da conformidade com os requisitos regulatórios.
Finalizando, devemos estar conscientes que ser uma empresa reconhecida e habilitada como Operador Econômico Autorizado (OEA) pode trazer muitos benefícios para as empresas e suas cadeias logísticas, como prioridade na fiscalização aduaneira, maior eficiência nos processos de importação e exportação e melhoria da imagem da empresa no mercado.
Escrito por Daniel Gobbi Costa
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