O tema eleito para este artigo faz referência aos passos para a obtenção da habilitação ao Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) conforme descrito na Instrução Normativa nº 1.521 de Dezembro de 2014 e seus respectivos anexos (http://www.receita.fazenda.gov.br/Aduana/OperEconAutorizados/default.htm).
Assim, a pretensão deste texto é fazer um breve resumo dos passos para que as empresas possam se habilitar a este programa.
O primeiro e mais importante passo antes de embarcar na tarefa de obtenção ao status de OEA, é dizer se toda empresa, desde a Administração até o último funcionário do organograma está convencida de que este é o caminho para o futuro, e ciente de que todos deverão remar no mesmo sentido para alcançar este objetivo, caso contrário, a probabilidade de fracasso será muito grande.
Deve-se mencionar que, no entanto, uma vez que a empresa esteja habilitada como OEA, todos os funcionários passam a ser mais importantes do que eram até o momento imediatamente anterior, pois um incidente ou erro de qualquer um destes funcionários poderá acarretar na retirada do status OEA da empresa e, como consequência, na perda das vantagens obtidas por esta condição.
As empresas, para a obtenção da habilitação ao Programa Brasileiro de OEA, poderão decidir entre efetuar a contratação de uma consultoria, que auxiliará e direcionará as empresas nas ações necessárias para adaptação de seus processos e procedimento, ou ainda, buscar este processo por si só.
No caso de buscar internamente esta habilitação a empresa deverá contar com pessoas dedicadas e que tenham disposição de duas variáveis essenciais para o êxito da atividade: TEMPO e AUTORIDADE.
TEMPO para poder realizar todos os ajustes nos processos e procedimentos; e
AUTORIDADE para exigir a todos os envolvidos na empresa as informações, para atendimento aos requisitos e assim cumprimento das exigências requeridas para se tornar um OEA.
O segundo passo é conhecer o programa em profundidade. Existem várias fontes onde as empresas podem se informar sobre o Programa Brasileiro de OEA, assim, se mostra de extrema importância conhecer sobre o assunto para que a empresa não passe por punições, ou ainda, por uma exposição desnecessária, sem que esteja devidamente preparada para este pleito.
Dentro da terceira etapa a empresa deverá atentar-se ao processo de avaliação para preenchimento dos requisitos, verificando o efetivo cumprimento do requisito e desenvolvendo, se necessário, os procedimentos para atendimento ao requisito.
Para todos os casos, será necessária a apresentação de comprovação por meio de evidências para atendimento ao requisito ou ainda, a identificação de qual modificação no processo será necessária para se por em pratica e, consequentemente, atender o mesmo. O questionário de avaliação é dividido em três partes onde são verificados os requisitos exigidos por esta legislação.
Importante citar que a empresa deverá apenas preencher as questões que fazem parte de seu escopo de atuação, visto que o questionário é amplo e aberto a vários tipos de empresa (importadores, exportadores, transportadores, despachantes aduaneiros, agentes de cargas, etc.).
Outro fator de grande relevância é que, para as empresas habilitadas na Norma ISO, essa poderá usufruir da estrutura para comprovar o cumprimento dos requisitos e ao mesmo tempo já efetuar uma avaliação para que se determine os ajustes ou correções necessárias para a adequação da empresa. Esta atividade também auxiliará na elaboração e desenvolvimento dos procedimentos e por isto é muito importante um processo de auto avaliação prévia, com o intuito de descobrir falhas e corrigi-las.
Uma das exigências com que nos deparamos na hora do preenchimento do questionário são os procedimentos que nos ajudam a assegurar um controle eficaz na parte na cadeia logística que corresponde esta empresa – demonstrando confiança dentro do processo logístico internacional para a Administração Aduaneira.
Para a quarta etapa, é necessário que se ponha em prática os procedimentos e a correção dos erros ou das oportunidades identificadas. Neste momento a empresa poderá apresentar dois cenários, os que possuem procedimentos e controles que necessitam de ajustes e adaptações ou os que a empresa não dispõe, e então precisa elaborá-los.
A empresa que busca a habilitação como OEA deverá demonstrar capacidade no cumprimento dos requisitos solicitados, mediante aplicação de procedimentos, que estão inter-relacionados entre si e que através deste haverá o controle do todo de maneira adequada.
Cabe, entretanto, registrar que cada empresa possui uma forma de elaborar seus procedimentos, ainda que na maioria das vezes, sobretudo as pequenas e médias empresas, não possuam escritos seus processos.
Assim, um dos objetivos a serem alcançados com estes procedimentos é que este método de trabalho, que de maneira às vezes inconsciente, feito diariamente, esteja apresentado por escrito, para que se cumpra com êxito para a obtenção da habilitação OEA e que a empresa se comprometa a cumprir quando seja habilitada. Também é de extrema importância que estes procedimentos sejam adequados a realidade da empresa e cumpram com o objetivo que se pretenda.
Abaixo apresento uma relação de orientação, não exclusiva e nem completa, de algumas características que devem possuir os procedimentos. Porém, caberá a cada empresa dizer quais podem ser cumpridos.
Durante o processo de auditoria a entidade avaliadora deverá avaliar, de maneira individual e crítica, se o apresentado pela empresa é suficiente para cumprir as exigências do programa.
As características comuns a todos procedimentos seriam:
1. Que estejam documentados em papel ou de maneira eletrônica;
2. Que tenha estabelecido um responsável e um substituto;
3. Que esteja implementado, que seja auditada e que se possa comprovar sua aplicação;
4. Que sejam aplicáveis em todas as unidades, se houver;
5. Que estejam em constante revisão:
a. Para melhoria continua;
b. Atualizados;
c. Que se adequem as irregularidades e incidências que são apresentadas. Prever a tomada de medidas para evitar repetições;
d. Que se especifique as razoes das atualizações, com históricos;
6. Que sua aplicação não impeça o funcionamento normal da empresa;
7. Que se observe uma melhoria em sua aplicação;
8. Que se tenha previsto os modelos de comunicação ou consulta com a Aduana, e com outras empresas, de qualquer incidência, necessárias para a atividade;
9. Que se cumpra com o exigido pelo questionário do OEA em que aparece o procedimento.
Os procedimentos deverão possuir especificações objetivas e referenciadas que ampare cada um dos requisitos estabelecidos pelo programa e que se adicione as orientações mencionadas, como por exemplo os abaixo relacionados:
Procedimento de educação, formação e informação;
Procedimento de segurança da carga;
Procedimento de segurança do transporte;
Procedimento de segurança das instalações;
Procedimento de segurança do pessoal;
Aproveito a oportunidade e destaco dois procedimentos muito importantes para este processo. O primeiro é o de avaliação, análises e aperfeiçoamento das incidências e irregularidades, este ajudará as empresas a conhecer aquelas atividades que saíram do padrão regular de atendimento e auxiliará na identificação de soluções a serem adotadas, para que tal inconformidade não se repita.
O segundo procedimento é o de segurança dos parceiros comerciais, porque parceiros comerciais seguros (clientes e fornecedores) nos levam a um comércio seguro. A empresa deverá especificar como e o que faz para assegurar o objetivo de ter parceiros comerciais seguros, assegurando a confiabilidade de seu elo na cadeia logística. A empresa deverá entender que um OEA é um sócio da Administração Aduaneira na repreensão a fraude dentro destes processos.
Em continuidade, apresento a quinta etapa, ou seja, o envio da solicitação de habilitação ao programa OEA e todos os respectivos anexos. Uma vez que se tenha os procedimentos em prática e comprovado seu correto funcionamento, o questionário preenchido, e todos os documentos requeridos, a empresa estará em condição de enviar a solicitação ao Centro OEA para a devida análise do processo.
Uma vez requisitada a análise do processo a empresa deverá aguardar o parecer técnico do Centro OEA que comprovará de acordo com o CAPÍTULO II (DA CERTIFICAÇÃO), Seção I (das modalidades), art.7º:
I – requisitos de admissibilidade, assim entendidos aqueles que tornam o operador apto a participar do processo de certificação no Programa Brasileiro de OEA;
II – critérios de elegibilidade, assim entendidos aqueles que indicam a confiabilidade do operador;
III – critérios de segurança aplicados à cadeia logística; e
IV – critérios de cumprimento das obrigações tributárias e aduaneiras.
Uma vez realizada a auditoria, o resultado poderá ser o da habilitação ao programa, a negativa ou indeferimento e ainda a desistência por parte do solicitante.
Finalizando o processo é de extrema importância a revisão e melhoria contínua dos processos para as empresas que pretendem se habilitar como OEA. Como comentado, deve estar previsto a melhoria contínua com a finalidade de mitigar os erros e assegurar o efetivo controle sobre o processo de segurança da mercadoria, dos documentos e das declarações aduaneiras. Para tal feito, a empresa deverá prever um procedimento de controle interno que auxilie a seguir cumprindo com os requisitos do programa OEA.
Todas estas necessidades que foram apresentadas são recompensadas com as vantagens obtidas pelo status OEA. O binômio é CONFIANÇA x VANTAGENS. A Administração Aduaneira confia no operador, pois foi feito um esforço econômico e de recursos para cumprir com os requisitos OEA e a Administração Aduaneira como recompensa gera benefícios como na adoção de medidas de simplificação e agilização de procedimentos aduaneiros, na simplificação do despacho, na melhoria da imagem, reputação da empresa e outros que serão objeto de um próximo artigo.
