Para um breve esclarecimento, um sistema de gestão de controle e gestão dos registros comerciais é uma estrutura organizada e formalizada que permite às empresas gerenciarem todas as informações relacionadas às suas operações comerciais, especialmente aquelas envolvendo as atividades de importação e exportação. Esse sistema é essencial para garantir a conformidade com as regulamentações aduaneiras e outras exigências legais, além de promover a eficiência operacional e a transparência nas transações comerciais.
A importância desse sistema reside no fato de que ele permite às empresas manterem registros precisos e completos de todas as transações comerciais, desde a emissão de documentos como faturas e declarações de importação/exportação até o controle de estoque e movimentação de mercadorias. Isso é fundamental para o cumprimento das obrigações legais, para se evitar multas e penalidades, além de facilitar processos de auditoria e inspeção por parte das autoridades aduaneiras, ou outras partes interessadas.
As empresas podem demonstrar a implementação e eficácia desse processo por meio de várias práticas. Dentre elas, é essencial estabelecer procedimentos formalizados e padronizados para a coleta, armazenamento e gestão de registros comerciais. Isso inclui a utilização de sistemas informatizados de gestão empresarial (ERP) que permitam o registro e rastreamento de todas as operações comerciais de forma integrada e organizada.
Além disso, as empresas podem demonstrar seu compromisso com a conformidade ao manter registros claros e legíveis, garantindo que todas as informações relevantes estejam completas e precisas. Isso pode envolver a implementação de controles de qualidade e revisões regulares dos registros para identificar e corrigir eventuais erros ou discrepâncias.
Outra maneira de demonstrar a eficácia do sistema de gestão de controle e registros comerciais é por meio da documentação e rastreamento de todas as etapas do processo comercial. Isso pode incluir a manutenção de registros de todas as transações financeiras, contratos, documentos de transporte e outras evidências que comprovem a legalidade e conformidade das operações comerciais.
Por fim, as empresas devem, na medida do possível, investir na qualificação de seu pessoal para garantir que compreendam e sigam os procedimentos estabelecidos para o gerenciamento de registros comerciais. Isso inclui treinamentos regulares sobre as regulamentações aduaneiras relevantes, boas práticas de gestão de registros e a importância da conformidade legal.
Quando tratamos do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), o tema é considerado de grande relevância e se destaca logo nos requisitos gerais a atual legislação, onde de maneira clara descreve a necessidade e importância das empresas, interessadas na habilitação ou na consequente manutenção, em garantir a conformidade dos registros, permitindo assim a rastreabilidade, garantia e confiabilidade da informação gerada nos processos aduaneiros. Dentre os pontos destacados na legislação que ampara atualmente o processo (Portaria COANA nº 133 de 11 de agosto de 2023), são apresentados os pontos abaixo:
- Manutenção de Sistemas de Registros: Um dos pilares de um sistema de gestão eficiente é a manutenção de sistemas de registros abrangentes. Isso inclui um sistema corporativo que permite à Aduana conduzir auditorias da movimentação de mercadorias e unidades de carga, tanto para importação quanto para exportação. Esses registros precisam ser precisos, completos e acessíveis para garantir a conformidade com os requisitos regulatórios.
- Controle de Acesso aos Registros Internos: Além disso, é fundamental implementar um sistema de controle de acesso aos registros internos. Isso garante que apenas pessoal autorizado tenha acesso aos registros comerciais, protegendo informações sensíveis e garantindo a integridade dos dados.
- Garantia da Qualidade das Informações: Outro aspecto crucial é a garantia de que todas as informações de interesse aduaneiro nos documentos correspondentes às mercadorias e cargas sejam legíveis, precisas e tempestivas. Procedimentos formalizados são necessários para garantir a proteção contra troca, perda ou introdução de informações incorretas, o que pode levar a problemas legais e operacionais.
- Medidas de Segurança para Documentos em Papel: No caso de utilização de formulários ou documentos em papel, é recomendável adotar medidas de segurança para prevenir o uso não autorizado. Isso pode incluir assinaturas digitais, selos de segurança e armazenamento seguro dos documentos físicos.
- Adequado Arquivamento e Disponibilização dos Registros: As empresas devem arquivar adequadamente os registros e estar prontas para disponibilizá-los à Aduana quando solicitados. A organização e a fácil acessibilidade dos registros são fundamentais para agilizar processos de auditoria e garantir a conformidade com as regulamentações aduaneiras.
- Disponibilização de Documentos Relevantes: Além disso, é importante manter e disponibilizar à Aduana procurações, licenças e outros documentos relevantes para as operações de importação e exportação. Isso demonstra transparência e cooperação com as autoridades aduaneiras, facilitando o fluxo de mercadorias e evitando atrasos desnecessários.
Com tudo acima apresentado, realçamos que um sistema de gestão de controle e registros comerciais eficaz é crucial para a garantia da conformidade legal, da transparência nas operações comerciais e para eficiência operacional das empresas. Assim, ao implementar práticas sólidas de gestão de registros, as empresas demonstrarão seu compromisso com a conformidade e manutenção de uma competitiva posição no mercado em que atua.
