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Em continuidade ao nosso artigo anterior, e aqui tratando um pouco dos processos de modernizações que estão sendo promovidos no âmbito aduaneiro, tanto aqui no Brasil quanto em outros países, passamos a entender que a correta e estruturada gestão dos sistemas de informação é essencial para o bom funcionamento e conformidade das empresas, especialmente aquelas envolvidas em operações de importação e exportação. Um sistema de informação protegido permite às empresas manterem registros precisos, completos e acessíveis de todas as transações comerciais, garantindo a conformidade com os requisitos regulatórios e facilitando a prestação de contas às autoridades competentes, como a Aduana. Além disso, é crucial que as empresas possuam políticas e procedimentos formalizados de segurança cibernética para proteger os sistemas de tecnologia da informação (TI). Esses procedimentos devem garantir condições físicas e lógicas contra acesso não autorizado e contra a adulteração, alteração ou exclusão de dados, garantindo a integridade e confidencialidade das informações. A revisão anual das políticas e procedimentos de segurança da informação é outra prática importante, permitindo que a empresa se adapte às mudanças no ambiente de ameaças cibernéticas e garanta a eficácia contínua de suas medidas de segurança. Além disso, é essencial possuir proteção de software e hardware contra programas maliciosos e intrusões nos sistemas de computadores, bem como recursos de backup e restore para proteger os dados contra perda ou corrupção. Testes regulares de segurança da infraestrutura de TI e a implementação de políticas de acesso seguro também são medidas essenciais para proteger os sistemas contra ameaças cibernéticas. Outro aspecto relevante é a necessidade de garantir a conformidade dos dispositivos pessoais dos funcionários com as políticas de segurança cibernética da empresa, incluindo a implementação de métodos seguros para acessar a rede corporativa. Destaca-se também a importância para a adoção de medidas, por parte das pessoas e empresas, para prevenir o uso de produtos tecnológicos falsificados ou licenciados indevidamente, garantindo a segurança e confiabilidade de seus sistemas de informação. Em resumo, um sistema de gestão de controle e gestão dos registros comerciais é essencial para garantir a conformidade regulatória e a segurança das operações comerciais de uma empresa. Ao adotar políticas e procedimentos robustos de segurança cibernética e implementar medidas para proteger seus sistemas de TI, as empresas podem mitigar riscos e garantir a integridade e confidencialidade de suas informações comerciais, com vistas a demonstrar seu compromisso com a proteção dos dados e a mitigação de riscos cibernéticos.

Quem nunca teve um problema relacionado a gestão da informação, que atire o primeiro mouse! Um sistema de segurança da informação é uma estrutura organizada e abrangente que visa proteger os ativos de informação de uma empresa contra ameaças internas e externas, garantindo assim sua confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados. Esses ativos de informação podem incluir dados confidenciais dos clientes, informações financeiras, propriedade intelectual, entre outros. A importância de um sistema de segurança da informação reside no fato de que as empresas estão cada vez mais dependentes da tecnologia e da informação para conduzir seus negócios. Nesse contexto, a perda, roubo ou comprometimento de informações sensíveis pode resultar em sérias consequências, como perda de confiança de seus parceiros comerciais, danos à reputação da empresa, sanções legais e financeiras, entre outros. Para demonstrar a implementação eficaz de um sistema de segurança da informação, as empresas devem adotar uma série de medidas e práticas. A primeira delas é o desenvolvimento e implementação de políticas de segurança da informação, claras e abrangentes, que definam as responsabilidades das pessoas, dos procedimentos de acesso aos dados, das diretrizes para o uso de dispositivos e redes, entre outros aspectos relevantes. Além disso, as empresas devem, na medida do possível, investir em tecnologias de segurança da informação, como firewalls, antivírus, sistemas de detecção de intrusões, criptografia de dados, entre outros recursos, para proteger suas redes e sistemas contra ameaças cibernéticas. Outra prática importante é a realização de avaliações regulares de risco e vulnerabilidade, com a finalidade de identificar potenciais pontos fracos no sistema de segurança da informação e assim tomar medidas corretivas para mitigar esses riscos. Além disso, a conscientização e o treinamento das pessoas é fator essencial para garantir que todos compreendam a importância da segurança da informação e saibam como agir de maneira segura no ambiente de trabalho. Por fim, dos diversos requisitos apresentados, as empresas podem buscar certificações reconhecidas internacionalmente, como a ISO 27001, que atestam a conformidade com os padrões de segurança da informação e demonstram o compromisso da organização com a proteção dos dados.

Para um breve esclarecimento, um sistema de gestão de controle e gestão dos registros comerciais é uma estrutura organizada e formalizada que permite às empresas gerenciarem todas as informações relacionadas às suas operações comerciais, especialmente aquelas envolvendo as atividades de importação e exportação. Esse sistema é essencial para garantir a conformidade com as regulamentações aduaneiras e outras exigências legais, além de promover a eficiência operacional e a transparência nas transações comerciais. A importância desse sistema reside no fato de que ele permite às empresas manterem registros precisos e completos de todas as transações comerciais, desde a emissão de documentos como faturas e declarações de importação/exportação até o controle de estoque e movimentação de mercadorias. Isso é fundamental para o cumprimento das obrigações legais, para se evitar multas e penalidades, além de facilitar processos de auditoria e inspeção por parte das autoridades aduaneiras, ou outras partes interessadas. As empresas podem demonstrar a implementação e eficácia desse processo por meio de várias práticas. Dentre elas, é essencial estabelecer procedimentos formalizados e padronizados para a coleta, armazenamento e gestão de registros comerciais. Isso inclui a utilização de sistemas informatizados de gestão empresarial (ERP) que permitam o registro e rastreamento de todas as operações comerciais de forma integrada e organizada. Além disso, as empresas podem demonstrar seu compromisso com a conformidade ao manter registros claros e legíveis, garantindo que todas as informações relevantes estejam completas e precisas. Isso pode envolver a implementação de controles de qualidade e revisões regulares dos registros para identificar e corrigir eventuais erros ou discrepâncias. Outra maneira de demonstrar a eficácia do sistema de gestão de controle e registros comerciais é por meio da documentação e rastreamento de todas as etapas do processo comercial. Isso pode incluir a manutenção de registros de todas as transações financeiras, contratos, documentos de transporte e outras evidências que comprovem a legalidade e conformidade das operações comerciais. Por fim, as empresas devem, na medida do possível, investir na qualificação de seu pessoal para garantir que compreendam e sigam os procedimentos estabelecidos para o gerenciamento de registros comerciais. Isso inclui treinamentos regulares sobre as regulamentações aduaneiras relevantes, boas práticas de gestão de registros e a importância da conformidade legal. Quando tratamos do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), o tema é considerado de grande relevância e se destaca logo nos requisitos gerais a atual legislação, onde de maneira clara descreve a necessidade e importância das empresas, interessadas na habilitação ou na consequente manutenção, em garantir a conformidade dos registros, permitindo assim a rastreabilidade, garantia e confiabilidade da informação gerada nos processos aduaneiros. Dentre os pontos destacados na legislação que ampara atualmente o processo (Portaria COANA nº 133 de 11 de agosto de 2023), são apresentados os pontos abaixo: Manutenção de Sistemas de Registros: Um dos pilares de um sistema de gestão eficiente é a manutenção de sistemas de registros abrangentes. Isso inclui um sistema corporativo que permite à Aduana conduzir auditorias da movimentação de mercadorias e unidades de carga, tanto para importação quanto para exportação. Esses registros precisam ser precisos, completos e acessíveis para garantir a conformidade com os requisitos regulatórios. Controle de Acesso aos Registros Internos: Além disso, é fundamental implementar um sistema de controle de acesso aos registros internos. Isso garante que apenas pessoal autorizado tenha acesso aos registros comerciais, protegendo informações sensíveis e garantindo a integridade dos dados. Garantia da Qualidade das Informações: Outro aspecto crucial é a garantia de que todas as informações de interesse aduaneiro nos documentos correspondentes às mercadorias e cargas sejam legíveis, precisas e tempestivas. Procedimentos formalizados são necessários para garantir a proteção contra troca, perda ou introdução de informações incorretas, o que pode levar a problemas legais e operacionais. Medidas de Segurança para Documentos em Papel: No caso de utilização de formulários ou documentos em papel, é recomendável adotar medidas de segurança para prevenir o uso não autorizado. Isso pode incluir assinaturas digitais, selos de segurança e armazenamento seguro dos documentos físicos. Adequado Arquivamento e Disponibilização dos Registros: As empresas devem arquivar adequadamente os registros e estar prontas para disponibilizá-los à Aduana quando solicitados. A organização e a fácil acessibilidade dos registros são fundamentais para agilizar processos de auditoria e garantir a conformidade com as regulamentações aduaneiras. Disponibilização de Documentos Relevantes: Além disso, é importante manter e disponibilizar à Aduana procurações, licenças e outros documentos relevantes para as operações de importação e exportação. Isso demonstra transparência e cooperação com as autoridades aduaneiras, facilitando o fluxo de mercadorias e evitando atrasos desnecessários. Com tudo acima apresentado, realçamos que um sistema de gestão de controle e registros comerciais eficaz é crucial para a garantia da conformidade legal, da transparência nas operações comerciais e para eficiência operacional das empresas. Assim, ao implementar práticas sólidas de gestão de registros, as empresas demonstrarão seu compromisso com a conformidade e manutenção de uma competitiva posição no mercado em que atua.

Manter uma situação financeira sólida é um aspecto crucial para as empresas que buscam cumprir com seus compromissos e atender aos requisitos do Programa Operador Econômico Autorizado (OEA). A importância de uma situação financeira sólida reside no fato de que empresas financeiramente saudáveis são mais capazes de cumprir com seus compromissos comerciais, incluindo o pagamento de tributos e tarifas aduaneiras. Isso é fundamental para garantir o fluxo eficiente das operações comerciais, o que é um dos requisitos-chave do Programa. Além disso, uma situação financeira estável permite que as empresas invistam em melhorias em seus processos operacionais, sistemas de segurança e conformidade com as regulamentações. Isso é essencial para atender aos critérios de segurança estabelecidos pelo Programa OEA, que requerem que as empresas implementem medidas robustas para proteger a cadeia de suprimentos contra potenciais ameaças.Para atender aos requisitos do Programa OEA e demonstrar sua capacidade, a empresa interessada deverá apresentar diversas evidências que respaldem sua situação financeira. Algumas das evidências que podem ser fornecidas incluem: Demonstrações financeiras: Relatórios detalhados que fornecem uma visão abrangente das atividades financeiras da empresa, incluindo balanços patrimoniais, demonstrativos de resultados e fluxos de caixa. Esses documentos fornecem uma análise clara da saúde financeira da empresa e sua capacidade de cumprir com seus compromissos financeiros. Cartas de solvência bancária: Documentos emitidos por instituições financeiras que atestam a capacidade da empresa de cumprir com suas obrigações financeiras. Essas cartas podem incluir informações sobre a disponibilidade de linhas de crédito, garantias bancárias e histórico de relacionamento financeiro com o banco. Relatórios de auditoria interna ou independente: Relatórios elaborados por auditores internos ou externos que avaliam os controles internos, processos financeiros e conformidade com as normas contábeis e regulamentações financeiras. Esses relatórios fornecem uma avaliação imparcial da situação financeira da empresa. Certidões negativas de concordata e falência: Documentos emitidos por autoridades competentes que atestam a ausência de processos de concordata ou falência contra a empresa. Essas certidões demonstram que a empresa não enfrenta dificuldades financeiras significativas que possam comprometer sua capacidade de cumprir com seus compromissos. Planos de recuperação: Nos casos em que a empresa tenha passado por processos de recuperação judicial ou extrajudicial, planos de recuperação detalhados podem ser apresentados como evidência de que a empresa está tomando medidas para resolver suas dificuldades financeiras e restabelecer sua solidez financeira. Ao apresentar essas evidências, a empresa demonstrará não apenas sua capacidade, mas também seu compromisso com a conformidade e a transparência em suas operações financeiras. Isso fortalece sua candidatura ao Programa OEA e aumenta a confiança das autoridades aduaneiras em sua capacidade de cumprir com os requisitos do programa e manter a segurança da cadeia de suprimentos internacional.

Para que tenhamos inicialmente um claro entendimento, é importante destacar que ter uma situação financeira sólida significa que uma empresa possui recursos financeiros adequados para cumprir com seus compromissos financeiros e operacionais de maneira consistente e confiável. Isso envolve ter fluxo de caixa positivo, reservas financeiras suficientes para enfrentar períodos de instabilidade econômica e capacidade de pagar suas dívidas e despesas regulares de forma oportuna. Além disso, uma situação financeira sólida indica que a empresa possui uma estrutura de capital equilibrada, com uma combinação adequada de capital próprio e capital de terceiros, e é capaz de gerar lucros de forma sustentável. Para demonstrar uma situação financeira sólida, as empresas podem adotar várias práticas e métricas financeiras. Uma maneira é através da análise de indicadores financeiros-chave, como liquidez, solvência, rentabilidade e eficiência operacional. Por exemplo, uma empresa financeiramente sólida geralmente apresenta uma razão corrente saudável, que indica sua capacidade de pagar suas obrigações de curto prazo com seus ativos circulantes. Outro indicador importante é a margem de lucro líquido, que mostra a eficácia da empresa em gerar lucro a partir de suas operações. Uma margem de lucro líquido positiva e estável é um sinal de uma situação financeira sólida. Além disso, a análise do fluxo de caixa é essencial para avaliar a capacidade da empresa de gerar fluxo de caixa positivo e manter operações sustentáveis no longo prazo. Além disso, as empresas podem demonstrar uma situação financeira sólida através de uma gestão financeira transparente e responsável, incluindo o uso eficiente de recursos financeiros, controle eficaz de custos e investimentos prudentes em ativos de longo prazo. Manter registros financeiros precisos e atualizados também é fundamental para fornecer uma visão clara da saúde financeira da empresa.Outra maneira de demonstrar uma situação financeira sólida é através de auditorias financeiras regulares realizadas por empresas de auditoria independentes. Essas auditorias fornecem uma avaliação imparcial da situação financeira da empresa e aumentam a confiança dos investidores, credores e outras partes interessadas na saúde financeira da empresa. Além disso, empresas financeiramente sólidas geralmente têm acesso a fontes diversificadas de financiamento, incluindo linhas de crédito, empréstimos bancários e investimentos de capital. Ter acesso a essas fontes de financiamento é essencial para financiar operações comerciais, investimentos em crescimento e capital de giro. Em resumo, ter uma situação financeira sólida é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de uma empresa. Ao adotar práticas de gestão financeira responsável e demonstrar transparência em suas operações financeiras, as empresas podem construir e manter uma situação financeira sólida, o que é essencial para garantir o crescimento e a prosperidade a longo prazo.

Como um dos requisitos gerais determinados pelo Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) devemos compreender a importância da conformidade com a legislação nacional e aduaneira como de suma importância para as empresas, não somente para as interessadas no processo de e habilitação, mas sim todas. Desta maneira, estar em conformidade é essencial para garantia da legalidade nas operações comerciais, no cumprimento dos regulamentos estabelecidos pelo governo, e desta maneira evitar penalidades, multas e outras consequências legais que podem resultar de violações. Neste contexto, a gestão da conformidade com a legislação nacional e aduaneira promoverá para as empresas a transparência, criando uma base sólida de confiança com as autoridades governamentais, parceiros comerciais e clientes, fortalecendo sua reputação e facilitando a prosperidade dos negócios. Também é importante reconhecer que, em algumas situações, as empresas poderão incorrer em infrações ou violações das leis e regulamentos. Nestes casos, é crucial que haja um processo de resposta rápida e eficaz, para corrigir os desvios e evitar que essas infrações se repitam. Estes incidentes podem variar de intensidade, sendo desde atividades terroristas até casos de lavagem de dinheiro, contrabando ou descaminho, tráfico humano, entre outros. Ou outros de menor exposição como exigências para correções formalizadas no curso do despacho aduaneiro, violações a controles administrativos, multas aduaneiras aplicadas, autos de Infração aduaneiros, representação fiscal para fins penais em nome da empresa, dos sócios ou dos administradores, que, quando ocorrem de modo reiterado e não evidenciados com tratamentos adequados, podem levar à exclusão do Programa OEA. Também falando do Programa OEA, o cumprimento da legislação nacional é considerado como um requisito essencial para o processo de certificação e manutenção do status de OEA. Cabe o registro que este programa reconhece e premia as empresas que adotam práticas de segurança e conformidade em toda a cadeia de suprimentos. Assim, para que estas empresas possam lidar com incidentes, ocorrências e infrações que representem riscos à segurança da cadeia de suprimentos internacional ou à conformidade aduaneira, é fundamental o desenvolvimento de processos de controle, bem como a adoção de medidas preventivas e corretivas apropriadas. Uma dessas medidas é o aperfeiçoamento dos procedimentos de trabalho, com a periódica revisão e atualização dos processos operacionais, para garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis. Isso pode incluir a implementação até mesmo de controles mais rigorosos, a designação de responsabilidades claras e a realização de treinamentos para as pessoas que executam e gerenciam as atividades. Além disso, as empresas podem conduzir auditorias internas regulares para identificar potenciais desvios e tomar medidas antes que ocorram problemas mais graves. As auditorias ajudam a garantir a conformidade contínua com os requisitos legais e a promover uma cultura de melhoria contínua dentro da estrutura empresarial. Outra medida importante é o recolhimento espontâneo de tributos em casos de infrações relacionadas a questões fiscais. Ao identificar erros ou omissões no pagamento de tributos, as empresas devem tomar a iniciativa de regularizar sua situação junto às autoridades fiscais, evitando assim possíveis sanções e penalidades mais severas. Em suma, as empresas devem estar preparadas para agir rapidamente e de forma eficaz diante de incidentes ou infrações que possam comprometer sua conformidade com a legislação nacional e aduaneira. E, ao adotar medidas corretivas, ela estará demonstrando seu compromisso com a conformidade, fortalecendo sua posição e mantendo a confiança das autoridades regulatórias, dos parceiros comerciais, de seus clientes e de outras partes interessadas associadas ao seu negócio.

Para quem já conhece, ou ainda não, o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) estabelece uma série de requisitos para as empresas que desejam participar e obter os referidos benefícios concedidos. O Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) estabelece uma série de requisitos de admissibilidade que as empresas devem cumprir para se qualificarem como operadores econômicos autorizados. Estes requisitos são fundamentais para garantir a segurança, integridade e conformidade das operações de comércio exterior. Vamos analisar cada um deles com base nas diretrizes da Instrução Normativa RFB nº 2154/2023, na Portaria COANA nº 133/2023. Inicialmente para os requisitos de admissibilidade ao programa é exigido que a empresa efetue a adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) que é um sistema utilizado pela Receita Federal do Brasil para comunicação eletrônica com os contribuintes. A adesão ao DTE é essencial para garantir que a empresa receba todas as comunicações e notificações da Receita Federal de forma rápida e segura. Isso contribui para evitar atrasos ou falhas na comunicação, garantindo assim a conformidade com as obrigações fiscais. Em seguida é apresentado que toda empresa interessada deverá promover a Escrituração Contábil Digital (ECD) que é uma obrigação tributária que consiste na entrega digital dos livros contábeis das empresas à Receita Federal. A adesão à sistemática de apresentação da ECD é importante para garantir a transparência e a precisão das informações contábeis da empresa, facilitando o controle fiscal e contribuindo para a conformidade com as normas contábeis e fiscais. O terceiro ponto é o cumprimento dos requisitos de regularidade fiscal, essencial para demonstrar que a empresa está em dia com suas obrigações tributárias perante a Fazenda Nacional. A obtenção da Certidão Negativa de Débitos (CND) ou da Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEND) é uma prova de que não há pendências fiscais que impeçam a participação no Programa OEA. A falta de regularidade fiscal pode resultar em penalidades, multas e até mesmo na exclusão do programa. Dentro deste contexto, também é um requisito que a empresa comprove sua inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e o recolhimento regular de tributos federais por mais de 24 meses, demonstrando assim sua existência e regularidade perante a Receita Federal. Isso indica estabilidade e comprometimento com suas obrigações tributárias, contribuindo para a credibilidade e confiança no âmbito do comércio internacional. Também como ponto de admissibilidade é necessária a comprovação por parte da empresa em sua atuação como interveniente, em atividade passível de certificação como OEA por, no mínimo, 24 meses. A atuação como interveniente em atividades passíveis de certificação como OEA demonstra a experiência e a capacidade da empresa em cumprir os requisitos de segurança e conformidade exigidos pelo programa. Isso contribui para a avaliação positiva da empresa como um parceiro confiável nas operações de comércio exterior. Seguindo aqui, como sexto requisito, é necessário que a empresa demonstre, quando aplicável, sua autorização como interveniente para operar em sua área de atuação. Nos termos estabelecidos por órgão de controle específico, quando aplicável, é essencial para garantir que a empresa esteja autorizada a realizar as atividades relacionadas ao comércio internacional. Isso inclui o cumprimento das normas e regulamentações específicas de cada setor, garantindo assim a conformidade e a segurança das operações. Por fim, em conformidade com a estrutura orientada e descrita pela Portaria COANA, que traz os requisitos de admissibilidade, é destacado o sétimo item como sendo o termo de compromisso a ser firmado pela empresa com o Programa de OEA. Neste a empresa deverá se comprometer a cumprir todas as exigências e obrigações estabelecidas pelo programa. Este documento formaliza o compromisso da empresa com a segurança e conformidade nas operações de comércio exterior, estabelecendo as responsabilidades e expectativas mútuas entre a empresa e as autoridades aduaneiras. A correlação entre esses requisitos é evidente quando analisado o processo, visto que todos eles estão interligados no contexto da admissibilidade ao Programa OEA. A importância de cada um reside no fato de que eles garantem que operações de comércio exterior ocorram de forma segura, eficiente e em conformidade com as regulamentações aduaneiras, eles contribuem para a prevenção de fraudes, evasão fiscal e outros ilícitos no comércio internacional, promovendo a integridade e a confiabilidade das operações. Já o não cumprimento desses requisitos pode acarretar uma série de riscos, incluindo penalidades fiscais, perda de credibilidade e reputação no mercado, bem como a exposição a fraudes e atividades ilícitas, e ainda a exclusão do programa. Portanto, é essencial que as empresas que desejam participar do Programa OEA compreendam a importância dos requisitos de admissibilidade e a interdependência desses, e estejam comprometidas em cumpri-los integralmente. Isso não apenas garantirá o acesso aos benefícios do programa, mas também contribuirá para a segurança e a integridade do comércio internacional como um todo.

No atual cenário, gerenciar a eficiência e a segurança são aspectos cruciais para o sucesso operacional das empresas que atuam em todas as áreas, inclusive do comércio internacional. Desta maneira, estamos acompanhando que a Aduana brasileira vem implementando nos últimos anos diversas adequações em seus processos, bem como novas ferramentas que desempenham papéis fundamentais para a garantia da conformidade regulatória e facilitação do fluxo no comércio internacional. Assim aqui exploramos um pouco da correlação entre essas atividades, destacando a importância, os desafios e os critérios para sucesso destes processos. Para começar, é inevitável a dissociação entre tais atividades aqui apontadas como o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), a Classificação Tarifária de Mercadorias, o Novo Processo de Importação (NPI) e o Catálogo de Produtos, sendo o entendimento de todas elas essenciais para o sucesso das operações de comércio exterior nas empresas, bem como para a garantia da conformidade com as normas e regulamentações aduaneiras. Para que possamos, de maneira simples e rápida descrever, o Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA) é uma ferramenta da Organização Mundial das Aduanas (OEA) e foi instituído com o objetivo de promover o aprimoramento em segurança e simplificação dos trâmites aduaneiros, reconhecendo as empresas que adotam tais práticas como seguras e transparentes em suas operações. Estas empresas certificadas como OEA passam a receber diversos benefícios, como simplificações nos trâmites aduaneiros, possibilidades de redução de custos operacionais e maior agilidade no desembaraço de mercadorias. Para obter e manter o certificado OEA, as empresas devem atender a uma série de requisitos, incluindo critérios de segurança, conformidade e governança corporativa. Já a classificação tarifária é o processo de atribuição de códigos e descrições específicas a produtos importados ou exportados, de acordo com a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) ou a Tarifa Externa Comum (TEC). A correta classificação tarifária para as mercadorias é essencial para determinação das alíquotas de impostos, taxas e contribuições incidentes sobre as mercadorias, bem como para o cumprimento de exigências legais e regulatórias. Em seguida é descrito aqui o Novo Processo de Importação (NPI), que foi desenvolvido pela Receita Federal do Brasil com o objetivo de modernizar e simplificar os procedimentos aduaneiros relacionados às importações. Este engloba uma série de melhorias, como a automação de processos, a padronização de formulários e documentos, e a integração de sistemas informatizados, visando agilizar o desembaraço aduaneiro e reduzir a burocracia nas operações de importação. Posteriormente temos o Catálogo de Produtos como uma ferramenta que conterá informações detalhadas sobre os produtos importados, incluindo descrições, características técnicas e classificações tarifárias. Ele foi desenvolvido para facilitar a identificação e classificação das mercadorias, contribuindo para a precisão e consistência na aplicação das tarifas e normas aduaneiras. Como antes dito, a correlação entre esses processos é evidente, uma vez que todos eles buscam assegurar conformidade, eficiência e a legalidade nas operações de comércio exterior. No mais, a modernização aqui trazida orientará para que as empresas adotem boas práticas de gestão, e como resposta poderão se beneficiar através da simplificação de processos, com a padronização das informações, com maior transparência e controle, e com uma melhor previsibilidade em suas operações comerciais. Também aqui cabe o destaque de, neste novo contexto, cada vez mais será exigido que as empresas brasileiras estejam alinhadas com as determinações legais, e isso reforça a importância da conformidade regulatória. No entanto, para aproveitar esses benefícios, é imprescindível que as empresas garantam que seus sistemas e processos estejam adequadamente configurados para integrar e utilizar as novas ferramentas disponibilizadas pela Aduana Brasileira. Para tanto é muito importante que as empresas invistam em: Atualização e qualificação de seus profissionais para garantir que estejam preparados para lidar com as mudanças nos procedimentos aduaneiros. Isso inclui o treinamento sobre o novo processo de importação, o uso do catálogo de produtos e a aplicação das melhores práticas de conformidade. Conhecimento da legislação aduaneira e tarifária para realizar uma classificação correta das mercadorias. Realização de auditorias internas para verificar a consistência e a precisão das informações geradas e dos processos estabelecidos. Adequação dos processos e controles internos, para aderência e habilitação / manutenção junto ao Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA). Todos os processos acima apresentados, alguns já implementados e outros ainda em fase de implementação, são elementos essenciais para o sucesso das operações de comércio internacional e representam avanços significativos na modernização dos procedimentos aduaneiros no Brasil. Assim, é fundamental que as empresas invistam na qualificação de seus profissionais, adotem boas práticas e mantenham-se atualizadas com as regulamentações para garantir a conformidade e a eficiência de suas atividades. A integração entre essas atividades contribuirão para a segurança, a transparência, a conformidade e a competitividade no mercado global.

Para quem já conhece, ou ainda não, o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) estabelece uma série de requisitos para as empresas que desejam participar e obter os referidos benefícios concedidos. O Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) estabelece uma série de requisitos de admissibilidade que as empresas devem cumprir para se qualificarem como operadores econômicos autorizados. Estes requisitos são fundamentais para garantir a segurança, integridade e conformidade das operações de comércio exterior. Vamos analisar cada um deles com base nas diretrizes da Instrução Normativa RFB nº 2154/2023, na Portaria COANA nº 133/2023. Inicialmente para os requisitos de admissibilidade ao programa é exigido que a empresa efetue a adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) que é um sistema utilizado pela Receita Federal do Brasil para comunicação eletrônica com os contribuintes. A adesão ao DTE é essencial para garantir que a empresa receba todas as comunicações e notificações da Receita Federal de forma rápida e segura. Isso contribui para evitar atrasos ou falhas na comunicação, garantindo assim a conformidade com as obrigações fiscais. Em seguida é apresentado que toda empresa interessada deverá promover a Escrituração Contábil Digital (ECD) que é uma obrigação tributária que consiste na entrega digital dos livros contábeis das empresas à Receita Federal. A adesão à sistemática de apresentação da ECD é importante para garantir a transparência e a precisão das informações contábeis da empresa, facilitando o controle fiscal e contribuindo para a conformidade com as normas contábeis e fiscais. O terceiro ponto é o cumprimento dos requisitos de regularidade fiscal, essencial para demonstrar que a empresa está em dia com suas obrigações tributárias perante a Fazenda Nacional. A obtenção da Certidão Negativa de Débitos (CND) ou da Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEND) é uma prova de que não há pendências fiscais que impeçam a participação no Programa OEA. A falta de regularidade fiscal pode resultar em penalidades, multas e até mesmo na exclusão do programa. Dentro deste contexto, também é um requisito que a empresa comprove sua inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e o recolhimento regular de tributos federais por mais de 24 meses, demonstrando assim sua existência e regularidade perante a Receita Federal. Isso indica estabilidade e comprometimento com suas obrigações tributárias, contribuindo para a credibilidade e confiança no âmbito do comércio internacional. Também como ponto de admissibilidade é necessária a comprovação por parte da empresa em sua atuação como interveniente, em atividade passível de certificação como OEA por, no mínimo, 24 meses. A atuação como interveniente em atividades passíveis de certificação como OEA demonstra a experiência e a capacidade da empresa em cumprir os requisitos de segurança e conformidade exigidos pelo programa. Isso contribui para a avaliação positiva da empresa como um parceiro confiável nas operações de comércio exterior. Seguindo aqui, como sexto requisito, é necessário que a empresa demonstre, quando aplicável, sua autorização como interveniente para operar em sua área de atuação. Nos termos estabelecidos por órgão de controle específico, quando aplicável, é essencial para garantir que a empresa esteja autorizada a realizar as atividades relacionadas ao comércio internacional. Isso inclui o cumprimento das normas e regulamentações específicas de cada setor, garantindo assim a conformidade e a segurança das operações. Por fim, em conformidade com a estrutura orientada e descrita pela Portaria COANA, que traz os requisitos de admissibilidade, é destacado o sétimo item como sendo o termo de compromisso a ser firmado pela empresa com o Programa de OEA. Neste a empresa deverá se comprometer a cumprir todas as exigências e obrigações estabelecidas pelo programa. Este documento formaliza o compromisso da empresa com a segurança e conformidade nas operações de comércio exterior, estabelecendo as responsabilidades e expectativas mútuas entre a empresa e as autoridades aduaneiras. A correlação entre esses requisitos é evidente quando analisado o processo, visto que todos eles estão interligados no contexto da admissibilidade ao Programa OEA. A importância de cada um reside no fato de que eles garantem que operações de comércio exterior ocorram de forma segura, eficiente e em conformidade com as regulamentações aduaneiras, eles contribuem para a prevenção de fraudes, evasão fiscal e outros ilícitos no comércio internacional, promovendo a integridade e a confiabilidade das operações. Já o não cumprimento desses requisitos pode acarretar uma série de riscos, incluindo penalidades fiscais, perda de credibilidade e reputação no mercado, bem como a exposição a fraudes e atividades ilícitas, e ainda a exclusão do programa. Portanto, é essencial que as empresas que desejam participar do Programa OEA compreendam a importância dos requisitos de admissibilidade e a interdependência desses, e estejam comprometidas em cumpri-los integralmente. Isso não apenas garantirá o acesso aos benefícios do programa, mas também contribuirá para a segurança e a integridade do comércio internacional como um todo.

Como um dos requisitos gerais determinados pelo Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) devemos compreender a importância da conformidade com a legislação nacional e aduaneira como de suma importância para as empresas, não somente para as interessadas no processo de e habilitação, mas sim todas. Desta maneira, estar em conformidade é essencial para garantia da legalidade nas operações comerciais, no cumprimento dos regulamentos estabelecidos pelo governo, e desta maneira evitar penalidades, multas e outras consequências legais que podem resultar de violações. Neste contexto, a gestão da conformidade com a legislação nacional e aduaneira promoverá para as empresas a transparência, criando uma base sólida de confiança com as autoridades governamentais, parceiros comerciais e clientes, fortalecendo sua reputação e facilitando a prosperidade dos negócios. Também é importante reconhecer que, em algumas situações, as empresas poderão incorrer em infrações ou violações das leis e regulamentos. Nestes casos, é crucial que haja um processo de resposta rápida e eficaz, para corrigir os desvios e evitar que essas infrações se repitam. Estes incidentes podem variar de intensidade, sendo desde atividades terroristas até casos de lavagem de dinheiro, contrabando ou descaminho, tráfico humano, entre outros. Ou outros de menor exposição como exigências para correções formalizadas no curso do despacho aduaneiro, violações a controles administrativos, multas aduaneiras aplicadas, autos de Infração aduaneiros, representação fiscal para fins penais em nome da empresa, dos sócios ou dos administradores, que, quando ocorrem de modo reiterado e não evidenciados com tratamentos adequados, podem levar à exclusão do Programa OEA. Também falando do Programa OEA, o cumprimento da legislação nacional é considerado como um requisito essencial para o processo de certificação e manutenção do status de OEA. Cabe o registro que este programa reconhece e premia as empresas que adotam práticas de segurança e conformidade em toda a cadeia de suprimentos. Assim, para que estas empresas possam lidar com incidentes, ocorrências e infrações que representem riscos à segurança da cadeia de suprimentos internacional ou à conformidade aduaneira, é fundamental o desenvolvimento de processos de controle, bem como a adoção de medidas preventivas e corretivas apropriadas. Uma dessas medidas é o aperfeiçoamento dos procedimentos de trabalho, com a periódica revisão e atualização dos processos operacionais, para garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis. Isso pode incluir a implementação até mesmo de controles mais rigorosos, a designação de responsabilidades claras e a realização de treinamentos para as pessoas que executam e gerenciam as atividades. Além disso, as empresas podem conduzir auditorias internas regulares para identificar potenciais desvios e tomar medidas antes que ocorram problemas mais graves. As auditorias ajudam a garantir a conformidade contínua com os requisitos legais e a promover uma cultura de melhoria contínua dentro da estrutura empresarial. Outra medida importante é o recolhimento espontâneo de tributos em casos de infrações relacionadas a questões fiscais. Ao identificar erros ou omissões no pagamento de tributos, as empresas devem tomar a iniciativa de regularizar sua situação junto às autoridades fiscais, evitando assim possíveis sanções e penalidades mais severas. Em suma, as empresas devem estar preparadas para agir rapidamente e de forma eficaz diante de incidentes ou infrações que possam comprometer sua conformidade com a legislação nacional e aduaneira. E, ao adotar medidas corretivas, ela estará demonstrando seu compromisso com a conformidade, fortalecendo sua posição e mantendo a confiança das autoridades regulatórias, dos parceiros comerciais, de seus clientes e de outras partes interessadas associadas ao seu negócio.