Um fato que não se discute é a necessidade constante das empresas se manterem competitivas, não só no que diz respeito a seus métodos e seus custos, mas também no que tange a qualidade e performance de suas operações, esta conjunção de fatores é o que trará a sobrevivência neste conturbado mercado. Neste contexto e como já falado outras vezes, o processo de certificação como Operador Econômico Autorizado – OEA, através de seus benefícios se torna uma excelente oportunidade para este efetivo ganho em eficiência e eficácia nos processos aduaneiros.
É importante frisar que apenas estar interessado no processo de certificação não garante resultados positivos, na verdade, muitas vezes um mal engajamento e planejamento ou a não aplicação de uma metodologia poderá comprometer todo resultado esperado pela empresa, e com isto expor inúmeros fatores que poderão causar um incomodo geral. A gestão do processo, da metodologia e o uso de técnicas e ferramentas de verificação é essencial para a garantia de alcance dos objetivos estipulados. Tudo isto sem contar claro com uma boa equipe que poderá auxiliar no processo de certificação, fazendo com que o ROI (Retorno sobre investimento) esperado seja alcançado em menor tempo possível.
Desta forma, resolvemos enumerar aqui 5 fatores fundamentais para alavancar o sucesso no processo de certificação de sua empresa. Acompanhe!
1 – Qualifique sua equipe
Sua empresa sabe da importância desta certificação? Entende das necessidades de mudança no que tange a seus processos e atividades? Então que tal começar por qualificar sua equipe e assim se preparar para maiores chances de sucesso neste e em seus projetos futuros?
Ter uma equipe consciente das necessidades do projeto é a melhor opção, isso é indiscutível.
Neste contexto é importante também contar com uma assessoria experiente, que possa trazer resultados de forma objetiva, sem gerar uma demanda excessiva de sua equipe interna.
2 –Padronize seus processos
De fato, parte da implantação de uma metodologia para qualquer projeto está na padronização dos processos, este deve ter como objetivo simplificar e otimizar a rotina. Para assegurar uma padronização na maneira como os projetos serão conduzidos em toda a organização, você precisa identificar, alinhar e monitorar continuamente os fluxos de trabalho.
Para que a colaboração funcione perfeitamente, é fundamental definir e formalizar todo envolvimento e responsabilidade, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da assessoria e da equipe.
É parte da responsabilidade da assessoria orientar na definição e elaboração de processos, visando redução de trabalhos e retrabalhos internos da empresa.
3 – Gerencie suas ações
A empresa necessita garantir que as verificações a serem realizadas sejam realmente um processo válido, que trabalhe afim do objetivo e resultado proposto. E isso tem a ver com “o porque, como, e o que fazer” a partir das informações levantadas. Sim, estamos falando de oportunidades de melhoria, não conformidades e planos de ação e a necessidade de estes estarem claros e visíveis para toda equipe envolvida, por isso é importante definir responsáveis e prazos.
4 – Identifique e analise seus riscos
Ter conhecimento de que todo processo de sua empresa tem um risco inerente e para tanto é necessário que este seja corretamente identificado, avaliado, planejado, controlado e acompanhado. Devemos ter claro que o programa de Operador Econômico Autorizado – OEA é totalmente baseado em uma metodologia de Gerenciamento de Riscos, sendo assim, elaborar uma análise de riscos, poderá prever e evitar que certos desvios aconteçam. A partir disso, é importante que os riscos sejam também classificados quantitativamente (pela probabilidade de ocorrência) e qualitativamente (pelo impacto da concretização do risco).
5 – Determine e acompanhe suas metas
Conhecer todas as etapas do projeto, determinar prioridades, entender os objetivos e definir metas a serem alcançadas são técnicas de gerenciamento que não costumam falhar.
Ao estabelecer metas a serem cumpridas, a produtividade, motivação e o otimismo da equipe aumentam, seguido das chances de sucesso desta implementação em sua empresa.
Porém, de nada adianta se não houver um acompanhamento criterioso e uma análise aprofundada dos processos, atividades e atingimento de metas.
Seguindo este passo a passo, certamente sua empresa poderá trilhar um caminho mais suave para a obtenção da certificação de Operador Econômico Autorizado – OEA e com isto passar a usufruir de um ambiente mais competitivo e efetivo, no que tange aos ganhos em eficiência e eficácia nos processos aduaneiros.
Artigo Escrito por Daniel Gobbi Costa(dgobbi@allcompliance.com.br)
Graduado em Administração de Empresas e habilitação em Comércio Exterior, com especialização nas áreas de Logística, Qualidade, Recursos Humanos e Gerenciamento de Projetos. Atua desde 2007 em atividades de Auditoria e Consultoria nas áreas Logística e de Comércio Exterior participando de projetos de implementação e manutenção de controles internos, agora como Sócio/Responsável nas empresas Alliance Consultoria e Treinamento Empresarial(www.allcompliance.com.br) e Innova Centro de Proficiência e Desenvolvimento Humano(www.innovadh.com.br).
Desde 2003 atuando como docente nas áreas administrativas / gerenciais para os cursos de graduação e pós graduação e atuante desde 2016 como Master Coaching e Master PNL.
