Imagino que você já esteja até mesmo cansado de tanto acompanhar eu tratando deste tema, mas posso te dizer uma coisa, as empresas, em grande parte, ainda não entenderam a importância do processo e em muitos casos acabam sofrendo duras consequências com uma não correta gestão de processos. E por este motivo, estou aqui de volta… vamos lá.
A certificação como Operador Econômico Autorizado (OEA) representa um marco significativo para as empresas que buscam um alto nível de conformidade, maior segurança e eficiência em suas operações aduaneiras, ou, de comércio exterior. No entanto, alcançar essa certificação é apenas o início de uma jornada contínua e muito desafiadora. Manter essa condição ao longo do tempo não é tão simples, e exige esforços constantes, adaptação às mudanças regulatórias e uma busca incessante pela melhoria contínua.
Uma vez que a certificação é conquistada, muitas empresas acreditam que o processo mais difícil ficou para trás. No entanto, a manutenção da certificação OEA apresenta uma série de obstáculos que demandam atenção constante, e aqui vou citar alguns deles.
O primeiro está amparado na manutenção e atendimento ao ambiente regulatório, que está em constante mudança. Novas exigências, atualizações nas normativas legais, e mudanças nos procedimentos aduaneiros podem impactar diretamente a forma como a empresa deve conduzir suas operações para manter o status e a certificação como OEA. Para empresas que já enfrentaram um processo complexo para obter a certificação, manter-se atualizada pode ser um novo e grande desafio, que deve ser pensado e trabalhado de maneira contínua. Ou seja, isso requer uma atenção especial por parte de todos da equipe, acompanhando as mudanças, treinamento dos colaboradores e ajustes de procedimentos internos para garantir a efetiva conformidade.
Em segundo, e não estou aqui categorizando por prioridades ou por importância, um dos pilares da certificação OEA é necessidade de uma gestão eficiente voltada aos riscos aduaneiros e de segurança. Isso significa que as empresas devem manter um sistema robusto de controle interno, capaz de identificar e mitigar riscos ao longo de suas operações. Contudo, a natureza dos riscos evolui com o tempo, exigindo que os controles também sejam constantemente revisados e melhorados. Isso pode demandar investimentos, seja em tecnologia, em auditorias internas frequentes ou até mesmo na qualificação contínua da equipe.
Em terceiro lugar, e um dos processos mais difíceis de se obter, é a questão do compromisso ou comprometimento das pessoas para com o processo, e que envolve toda a estrutura empresarial. Manter essa certificação depende de um alto nível de engajamento e alinhamento entre as diferentes áreas da empresa. Isso como já dito, nem sempre é fácil. À medida que a empresa cresce ou passa por mudanças, como reestruturações ou turnover de funcionários, é comum que ocorra uma perda de foco ou uma redução no nível de comprometimento da equipe com os requisitos do programa. Nesse cenário, a liderança desempenha um papel fundamental para manter a cultura de conformidade e segurança em todos os níveis.
Em quarto lugar, listo aqui as necessidades de realização de auditorias de manutenção. Além dos desafios operacionais e internos, as empresas certificadas OEA devem passar por auditorias periódicas realizadas pela Receita Federal para assegurar que os padrões exigidos continuam sendo seguidos. Essas auditorias podem ser desgastantes e exigem uma preparação constante. Se durante uma auditoria forem identificados desvios ou falhas, a empresa corre o risco de perder a certificação, o que pode impactar negativamente sua reputação e operações logísticas. No mais, para fins de acompanhamento, também são recomendáveis auditorias internas, com vistas a garantir previamente a conformidade, evitando assim uma alta exposição ao risco em uma auditoria da Receita Federal.
Com base no apresentado acima, é fundamental entender que o verdadeiro sucesso para uma empresa já certificada como OEA não está apenas na conquista da certificação, mas nas possibilidades de melhorias que são continuamente implementadas ao longo do tempo. A certificação é uma validação de que a empresa alcançou um certo nível de excelência em suas práticas de comércio exterior, no entanto, para manter essa excelência, é crucial que as empresas adotem uma mentalidade de melhoria contínua.
Para a mudança da mentalidade, é necessário que a empresa (e as pessoas) compreendam da importância para o aperfeiçoamento de processos, já que uma vez que a empresa está certificada, o processo de revisão interna não deve cessar. Ao contrário, a certificação deve ser vista como uma oportunidade de identificar novas áreas de aperfeiçoamento. Ferramentas de gestão da qualidade, como a metodologia PDCA (Plan-Do-Check-Act), podem ser integradas aos processos aduaneiros e logísticos para garantir que as operações estejam sempre buscando maior eficiência, segurança e conformidade.
Um outro ponto a ser pensado e trabalhado é a digitalização e o uso de novas tecnologias. Soluções como automação de processos, uso de blockchain para rastreamento de cargas e ferramentas voltadas ao processo de gestão de riscos podem proporcionar maior controle e visibilidade sobre as operações. Empresas que adotam a tecnologia de forma estratégica tendem a se adaptar mais facilmente às mudanças e a garantir uma conformidade contínua.
Também aqui quero destacar a necessidade de os profissionais buscarem feedback de todas as partes envolvidas nas operações (desde outros funcionários até parceiros comerciais) como processo essencial para identificar pontos de melhoria. Compartilhar experiências e boas práticas com outras empresas OEA pode ser também uma rica fonte de aprendizado – e para isto existem os Fóruns estabelecidos pelo Programa OEA no Brasil. No mais, programas de benchmarking, por exemplo, permitem que as empresas comparem suas práticas com outras do setor e identifiquem onde podem evoluir.
Bem, como aqui apresentado, manter a certificação OEA é um desafio que vai além da obtenção do título. O caminho para se alcançar a excelência exige que as empresas estejam sempre vigilantes, adaptando-se às mudanças e aprimorando seus processos. O sucesso não vem apenas da certificação em si, mas da capacidade de implementar melhorias contínuas que garantam operações cada vez mais seguras, eficientes e conformes. Ao final, as empresas que adotam a certificação OEA como parte de uma estratégia mais ampla de excelência empresarial estarão mais preparadas para enfrentar os desafios do comércio exterior e aproveitar as oportunidades que surgirem no caminho, já as outras…
