Embora os profissionais de compliance desempenhem um papel fundamental na proteção dos interesses das empresas, é importante reconhecer que, a não atuação de maneira equilibrada e estratégica, pode inadvertidamente colocar em risco toda a estrutura estabelecida e comprometer os resultados esperados por parte das empresas.
Para que possamos brevemente relembrar, e como já apresentado em outras oportunidades, o compliance ou conformidade, se refere ao cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis, e é uma atividade fundamental da gestão de empresas, mas para tanto, é necessário que se tenha o claro entendimento de que esta gestão deste processo pode contribuir positiva ou negativamente para os resultados esperados.
Voltando, é muito importante que os profissionais que atuam diretamente em áreas de compliance possam estar atento a todos fatores inerentes a está correta gestão, como por exemplo, para o estabelecimento de uma cultura direcionada, que envolva de maneira coletiva a criação clara de políticas e procedimentos, que promova uma comunicação eficaz para todas as pessoas, bem como também estimule para a atuação de todos através de valores éticos e legais, em todos os níveis da empresa.
Também devemos destacar dentro deste contexto a necessidade constante para condução de processos avaliativos de riscos, com o intuito de identificar as áreas em que a empresa está mais exposta a violações das leis e regulamentações. Isso ajuda a priorizar recursos e esforços para áreas críticas.
Ainda não podemos nos esquecer da necessidade de promoção para um processo contínuo de treinamento, algo fundamental visto que a qualificação das pessoas é essencial. Importante destacar que esta qualificação não se limita apenas aos profissionais de nível inferior, mas deve alcançar todos os níveis da empresa, incluindo a alta administração.
Outro fator muito importante para o processo de compliance e que requer um acompanhamento constante, é a realização de auditorias internas. Este processo visa garantir que as políticas estejam sendo seguidas e que as práticas estejam em conformidade com as normativas ou legislações vigentes. Dentro deste processo, também é necessário destacar a questão das respostas a eventuais desvios, garantindo assim a correta investigação e a tomada de medidas corretivas e preventivas para aprender e evitar recorrências.
Um processo que promova uma comunicação aberta e transparente também se faz necessário, principalmente quando tratado o relacionamento com as autoridades reguladoras. Isso pode ajudar a evitar problemas e a estabelecer entre as partes uma ação de reputação voltada a cooperação.
Mesmo com todos os fatores acima apresentados, porém vale registrar, não limitados a estes, é com recorrência que encontramos no mercado empresas ou profissionais que não estão devidamente preparados para a implementação de um sistema de gestão voltado à conformidade. E com isto vemos rotineiramente estruturas empresariais demonstrando uma abordagem “superficial”, onde as políticas são apenas descritas para cumprir formalidades, sem aplicabilidade, e tudo isto pode levar a sérias consequências.
Outro fator comprometedor para o processo, e muitas vezes negligenciado é a não alocação de recursos suficientes, como por exemplo em pessoal e/ou tecnologia, podendo então esta atividade prover falhas na detecção e prevenção de violações, ou ainda não garantir a existência de processos ou comunicação adequa, resultando em quebras de confiança por parte dos profissionais e demais partes interessadas.
Desta maneira, é imprescindível que as empresas e profissionais de compliance se qualifiquem, para a promoção de uma liderança efetiva, para incentivar ao uso, quando aplicável, de automação e tecnologia auxiliando a melhorar a eficiência no processo de gestão, para promover o aperfeiçoamento contínuo dos processos e das pessoas com o objetivo de aprender com cada incidente e melhorar suas políticas e procedimentos, e ainda desenvolver um processo de trabalho com estreita colaboração com outras áreas, fomentando assim uma gestão eficaz dos processos empresariais.
Devemos entender que a área de compliance deve atuar ainda de maneira independente o suficiente para relatar violações diretamente à alta administração e eventualmente ao conselho de administração (quando houver) e com isto promover correções para evitar uma exposição negativa da empresa, em todo seu contexto, interno e externo.
Reforçamos sempre a importância desta atividade, e dos profissionais que atuam neste processo, desempenhando um papel vital na proteção das empresas. No entanto, é importante também que as partes ajam de forma estratégica e equilibrada, garantindo assim que suas ações estejam alinhadas com os objetivos de negócios da empresa e que nenhum excesso, seja ele positivo ou negativo ocorra, causando assim prejuízos ao negócio.
