Você já ouviu falar do Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA)? Se você não conhece, é muito importante saber que a segurança e a conformidade aduaneira são aspectos fundamentais para o sucesso das operações de comércio exterior. Em um cenário globalizado, onde as cadeias de suprimentos se estendem por fronteiras e continentes, a cooperação entre empresas e autoridades aduaneiras torna-se essencial para garantir a integridade e a eficiência dessas operações. É nesse contexto que surge o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), uma iniciativa da Organização Mundial da Aduanas (OMA) que visa promover a colaboração entre as partes interessadas e fortalecer a segurança da cadeia logística.
Dentro do contexto apresentado, uma das principais diretrizes do Programa OEA é a promoção da cooperação entre empresas e autoridades aduaneiras. Isso significa que operadores econômicos certificados devem trabalhar em conjunto com a Aduana para compartilhar informações relevantes sobre segurança da cadeia logística e conformidade aduaneira. Essa cooperação permite uma abordagem proativa na identificação e mitigação de riscos, contribuindo para a segurança e eficiência das operações de comércio internacional.
Ainda aqui, um dos principais benefícios da cooperação entre empresas e autoridades aduaneiras é a facilitação do comércio exterior. Sendo que, ao compartilhar informações sobre seus processos e práticas de controle, os operadores econômicos certificados podem obter vantagens, tais como redução de tempos de espera e simplificação de procedimentos aduaneiros. Isso resulta em operações mais ágeis e custos mais baixos, beneficiando tanto as empresas quanto as autoridades aduaneiras.
Além de simplificar o trâmite do comércio, a cooperação é essencial para a garantia de um comércio mais legitimo. Ao compartilhar informações sobre ameaças potenciais e práticas de segurança, as partes interessadas podem identificar e responder de forma rápida e eficaz a eventuais incidentes ou violações. Isso contribui para a proteção da cadeia logística contra fraudes, contrabando e outras atividades ilícitas.
Além dos requisitos e diretrizes apresentados anteriormente, o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) exige que as empresas designem uma pessoa como ponto de contato com a Receita Federal do Brasil (RFB). Esta pessoa deverá ser facilmente contatável, possuir conhecimento dos requisitos do Programa OEA e ter acesso a diversos setores da empresa. Dentre as responsabilidades deste ponto de contato é possível destacar:
- O ponto de contato designado é responsável por facilitar a comunicação entre a empresa e a Receita Federal do Brasil durante o processo de certificação como OEA. Ele deve estar disponível para fornecer as informações necessárias e responder às solicitações apresentadas por ambas as partes.
- É fundamental que o ponto de contato esteja familiarizado com os requisitos e procedimentos do Programa OEA. Isso inclui entender os critérios de elegibilidade, as etapas do processo de certificação e as responsabilidades dos operadores econômicos certificados.
- Para garantir uma comunicação eficaz e uma resposta rápida às demandas da RFB, o ponto de contato deve ter acesso a diversos setores da empresa. Isso facilita a obtenção das informações necessárias e a coordenação de ações internas conforme exigido pelo Programa OEA.
Para lidar com ausências programadas e não programadas do ponto de contato designado, a empresa habilitada deverá indicar outros funcionários para essa função. Esses substitutos devem estar igualmente capacitados e disponíveis para assumir as responsabilidades do ponto de contato quando necessário.
Ao cumprir com essas diretrizes relativas à designação de pontos de contato, as empresas podem facilitar o processo de certificação como OEA, garantindo uma comunicação eficaz com as partes interessadas e demonstrando seu compromisso com a segurança e conformidade na cadeia de suprimentos internacional. Essas informações devem ser mantidas permanentemente atualizadas no Sistema OEA para garantir a eficácia da comunicação e a conformidade com os requisitos do Programa.
Além da designação de pontos de contato, o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) também exige que as empresas certificadas possuam procedimentos formalizados para a comunicação de qualquer documentação de carga incomum ou suspeita, bem como sobre solicitações anormais de informações relativas a embarques. Esse procedimento é fundamental para garantir a segurança da cadeia de suprimentos e a conformidade com os regulamentos aduaneiros.
Os procedimentos a serem estabelecidos pelas empresas deverão, em sua estrutura, demonstrar e garantir:
- a forma de notificação aos superiores hierárquicos responsáveis dentro da empresa. Isso garante que as informações sobre cargas suspeitas sejam rapidamente levadas ao conhecimento da alta administração para avaliação e tomada de decisões.
- O estabelecimento de um protocolo claro de comunicação ao ponto de contato da Receita Federal do Brasil (RFB), bem como aos órgãos competentes e parceiros comerciais envolvidos. Essa comunicação deve ser feita de forma rápida e eficiente para que as autoridades competentes possam tomar as medidas necessárias.
- a comunicação rápida com as autoridades, e se possível, antes da chegada da mercadoria. Isso é essencial para garantir uma resposta rápida e eficaz em casos de cargas suspeitas, contribuindo para a segurança da cadeia de suprimentos e a prevenção de atividades ilícitas.
- uma lista atualizada de contatos com nomes e telefones das pessoas responsáveis por receber a comunicação sobre cargas suspeitas. Essa lista garante que a comunicação seja direcionada às pessoas certas e realizada de forma eficiente.
Para garantir a eficácia dos procedimentos, é importante que ele seja revisado periodicamente. Isso inclui a verificação regular das informações de contato para garantir que estejam precisas e atualizadas, bem como a avaliação da eficácia dos procedimentos como um todo.
Ao adotar e implementar esse procedimento formalizado para a comunicação de documentação de carga suspeita, as empresas certificadas como OEA demonstram seu compromisso com a segurança da cadeia de suprimentos e contribuem para a eficácia do Programa OEA como um todo.
Em suma, é fundamental que todas as partes da cadeia logística em que atua os Operadores Econômicos Autorizados (OEA) estejam preparadas para lidar com incidentes de segurança de forma rápida e eficaz. Após tomar conhecimento de um incidente, a empresa habilitada como OEA deverá iniciar imediatamente suas próprias apurações internas. Essas investigações deverão estar documentadas de maneira detalhada, concluídas o mais rápido possível e disponibilizadas à Aduana ou outro órgão da Administração Pública, mediante solicitação. É importante ressaltar que a apuração por parte das empresas não deve impedir ou interferir em investigações conduzidas por órgãos da Administração Pública.
Por fim, recomenda-se fortemente que os OEA se envolvam em uma troca mútua de informações aberta e contínua com a Aduana, seja individualmente ou por meio do Fórum Consultivo. Essa troca de informações é essencial para fortalecer a segurança da cadeia de suprimentos e aumentar a conformidade aduaneira. No entanto, é importante observar que informações sensíveis que não podem ser divulgadas devido a sigilo definido em lei ou outros impedimentos devem ser excluídas dessa troca de informações.
Ao adotar essas práticas e procedimentos recomendados, os Operadores Econômicos Autorizados demonstrarão seu compromisso com a segurança da cadeia de suprimentos internacional, contribuindo para a eficácia do Programa OEA e para a facilitação do comércio exterior.
