Com a criação da figura do Operador Econômico Autorizado em dezembro de 2014 (posteriormente revisada pela IN RFB nº 1.598 de 9/12/2015), as empresas transportadoras que operam com a movimentação de mercadorias provindas de importação ou destinadas à exportação passam a ter uma Instrução de referência mundial para a prática e o desenvolvimento de medidas de segurança em suas operações. A adoção destas medidas já vem sendo solicitada por muitas empresas importadoras e exportadoras, nos seus planos de seleção e manutenção de prestadores de serviços, visando à garantia de Conformidade de seus processos.
Entende-se que a cadeia logística para os transportadores rodoviários de cargas é determinada, desde o ponto de origem (seu pátio, ou o local onde estacionam os seus veículos), seguindo por todo o trajeto e estadia nas instalações do fabricante/fornecedor/vendedor, até o ponto final de entrega da mercadoria. Assim é necessário que tais medias que serão apresentadas, contemplem todos os pontos, mitigando desta maneira o risco da operação.
Dentre as medidas abaixo apresentadas – e que fazem parte de tal padrão mundial em Segurança para a Cadeia Logística – é orientado que os transportadores rodoviários preencham critérios de segurança, que deverão ser respeitados em todas as operações. Requer-se, entre eles, que esses transportadores realizem periodicamente (ao menos uma vez por ano, ou de acordo com as circunstâncias apresentadas, como por exemplo uma infração ou incidente de segurança), uma avaliação completa de suas práticas de segurança, baseando-se nos critérios de riscos que são apresentados em suas operações.
Nos casos em que não haja o controle direto de um requisito específico, como por exemplo o de acesso a um pátio ou terminal para movimentação de mercadorias ou containers, o transportador deverá trabalhar com os seus parceiros na implementação e no cumprimento das medidas de segurança pertinentes. Todos estes processos tendem a otimizar o rendimento da cadeia logística, e mitigar os riscos de perda, roubo ou movimentação ilícita de mercadorias.
1. Recursos Humanos
Deverão existir processos escritos e implementados para avaliar os candidatos com possibilidades de emprego e, dentro dos limites possíveis, efetuar uma pesquisa das referências empregatícias e dos respectivos antecedentes.
O transportador rodoviário também deverá efetuar verificações e revisões periódicas das informações, de acordo com a criticidade do cargo que o seu funcionário ocupa.
Por fim, os transportadores rodoviários deverão implementar e manter procedimentos para retirar a identificação e os uniformes, e eliminar a permissão de acesso às instalações e aos sistemas, para os empregados desligados da empresa.
2. Parceiros Comerciais
Os transportadores rodoviários deverão implementar procedimentos – preferencialmente escritos – para a seleção, acompanhamento/manutenção e cancelamento de serviços dos seus parceiros comerciais, incluindo-se aí agentes, transportadores subcontratados e demais fornecedores de serviços. Estes deverão também implementar e manter procedimentos para a avaliação de novos clientes, com a determinação de critérios objetivos que vão além da capacidade ou solidez financeira. No início da parceria deverão ser verificadas as referências comerciais, a definição de indicadores de performance (“KPI´s”), e outras informações pertinentes à garantia da segurança e à conformidade aos processos.
3. Inspeção dos Veículos (“Cavalos”)
Os transportadores rodoviários deverão manter a integridade dos veículos, para protegê-los contra a entrada de pessoas e/ou de mercadorias não permitidas e/ou não declaradas. A utilização de um check-list (lista de verificação) que contenha as informações de carregamento, é fundamental para o acompanhamento do motorista.
A empresa deverá também periodicamente efetuar uma inspeção no veículo, com o apoio de uma lista de verificação, para identificar possíveis compartimentos falsos ou locais violados no veículo. Estas inspeções devem ser sistemáticas, e deverão ser contempladas tanto no ingresso quanto na saída dos veículos do pátio da empresa. Para a garantia desse processo, a equipe de vigilância patrimonial poderá efetuar uma verificação de maneira aleatória e documentada – baseada em Gestão dos Riscos.
A qualificação dos profissionais para a identificação de possíveis compartimentos falsos ou locais violados, bem como o uso da lista de verificação, devem fazer parte do programa de qualificação interna da empresa.
Por fim, a empresa deverá garantir e registrar as manutenções preventivas e corretivas, para a garantia operacional dos veículos.
4. Segurança do Baú e da Carroceria
Os transportadores rodoviários deverão garantir a integridade do baú e da carroceria dos caminhões, visando à proteção contra a entrada de pessoas e mercadorias não autorizadas. Os motoristas transportadores deverão possuir um procedimento de acompanhamento, para garantir a movimentação e a integridade a todo momento.
O motorista deverá se manter atento e assegurar que a mercadoria seja legítima e que não sejam carregados produtos não informados ou declarados na documentação. Os veículos somente deverão ser estacionados em áreas seguras, para impedir o acesso ou o manuseio ilícito de terceiros.
É recomendável a aplicação de lacres de segurança em todos os processos. Estes deverão ser registrados no documento de transporte para maior confiabilidade de integridade do processo.
Por fim, o motorista transportador – quando notar algo de errado no processo – deverá notificar primeiramente a Empresa transportadora, para que esta comunique o cliente ou uma autoridade policial, para verificação do veículo, se aplicável.
5. Segurança do Container
Quando transportar um container, os transportadores rodoviários deverão sempre verificar a utilização do lacre de segurança, que atenda ou supere os requisitos da norma ISO 17712:2013 (Padrão para Lacres de Alta Segurança). Os transportadores rodoviários deverão possuir procedimentos (preferencialmente escritos), que estipulem como garantir e controlar os lacres durante o trajeto. Estes procedimentos devem ser comunicados a todos os motoristas, e deverá existir um mecanismo para garantir que estes foram entendidos e são aplicáveis.
6. Controle do Acesso Físico
Os controles de acesso deverão impedir a entrada não autorizada nos veículos, baús, containers ou instalações, mantendo – de maneira permanente – o controle dos funcionários, prestadores de serviço e visitantes, protegendo assim os ativos da empresa. Os pontos de acesso devem incluir a identificação de todos. Funcionários, prestadores de serviços e visitantes deverão ter acesso somente às áreas onde haja uma real necessidade da sua presença ou atuação.
O transportador rodoviário também deverá garantir o acesso às suas instalações, identificando de maneira positiva todos que entram e saem do local. Veículos particulares deverão ser proibidos de estacionar em áreas próximas ao estacionamento de caminhões ou à de armazenagem e movimentação de mercadorias.
Por fim, o transportador rodoviário deverá instalar sistemas de monitoramento e de alarme, para supervisionar as áreas e impedir o acesso aos locais por pessoal não autorizado.
7. Segurança da Tecnologia da Informação
Os transportadores rodoviários deverão tomar medidas para proteger as informações (eletrônicas ou não), inclusive informando aos funcionários sobre a necessidade de proteger as senhas de acesso aos computadores e aos documentos expostos em suas áreas de trabalho. Para os sistemas informatizados, é recomendável a utilização de contas individualizadas de acesso, que necessitem de troca periódica de senhas. Ainda assim deverá ser implementada uma sistemática para identificar possíveis abusos e detectar acessos inapropriados, contemplando medidas disciplinares adequadas para os infratores.
8. Uso de documentos
A empresa de transportes rodoviário deverá estabelecer e implementar procedimentos para garantir que toda informação utilizada para despachar mercadorias seja legível, completa, exata e esteja protegida contra alterações, perdas ou introdução de informação incorreta. A empresa deverá tomar medidas, como por exemplo, utilizar um armário com chave para guardar os formulários sem uso ou documentos relacionados aos processos, para impedir o uso não permitido desta documentação.
Em conclusão, para se tornar um transportador rodoviário certificado como Operador Econômico Autorizado e se manter competitivo no mercado é necessário que cada empresa, de maneira individual e de acordo com suas caracteristicas, analise seus processos atuais antes de adotar as medidas citadas acima, e leve em consideração todas as possíveis consequências, vantagens e desvantagens e seus respectivos custos. Entender, se preparar e, antes de mais nada, trabalhar em níveis superiores de qualidade fazem que o processo efetivamente traga retorno para a empresa. Além dos benefícios atualmente oferecidos pelo programa brasileiro de Operador Econômico Autorizado, outros ainda poderão ser propostos e implementados, pois o importante para a empresa será sempre a garantia das melhores práticas e desempenho.
