A importância da administração para o processo de certificação e manutenção do OEA

É notório, cada vez mais, questões como exigências e competitividade dentre mercados, vemos empresas buscando estratégias inovadoras, implementando novos controles, pessoas mais pró-ativas, responsáveis e comprometidas, certificações ou endossos de organizações internacionais, medidas de segurança, uso de tecnologia, entre outros, caso contrário estas as empresas não alcançariam seus objetivos e nem mesmo sobreviveriam no atual momento de mercado. A estas inúmeras demandas é adicionado ainda o estado de insegurança do país. Tráfico de drogas, lavagem de dinheiro, colusão, conspiração, corrupção e extorsão, estamos preparados para evitar tudo isso?

No que diz respeito às empresas brasileiras, cujas atividades estão relacionadas ao comércio exterior, desde o ano de 2014 algumas destas estão implementando o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), que é um Sistema de Gestão e Controle voltado à segurança (security) e compliance dos processos de importação e exportação, amparado atualmente pela Instrução Normativa RFB nº 1598 de 09 de dezembro de 2015 e suas complementares, para mitigar atividades ilícitas e minimizar o risco de que qualquer um deles possa afetar seus ativos e interesses organizacionais.

Dentro deste cenário acima descrito, é evidente que, fatores humanos - incluindo cultura, políticas, valores, código de ética, etc., dentro das empresas, podem criar ou destruir a eficácia de qualquer sistema de gestão e devem ser cuidadosamente considerados no ato da implementação de tal diretriz. Também é valoroso considerar, de forma estratégica, as diferentes etapas do processo. O estabelecimento de procedimentos e controles, alinhados as diretrizes declaradas na política e nos objetivos, bem como as instruções para sua implementação e demonstração de suas realizações, de acordo com os critérios ora definidos, devem estar sustentadas e amparadas em padrões internacionais, bem como em metodologias ora conhecidas como por exemplo o PDCA (Plano-Do-Check-Act), ou Ciclo de Qualidade de Deming.

É importante que as empresas levem em consideração que, a implementação do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) deve ser realizada de forma criteriosa e ainda deverá demonstrar de forma coerente o cumprimento dos requisitos legais, antes mesmo de se buscar conformidade e melhoria contínua. Todos os requisitos devem ser incorporados aos processos da empresa, de forma que alcance sua aplicabilidade, independente de sua localização e distribuição geográfica, da natureza do negócio, dos riscos e das condições do ambiente em que se atua.

Destacamos os pontos acima pois, para que os itens citados se cumpram, em quaisquer Sistema de Gestão, é necessário inicialmente que se tenha ou decida, em diversos aspectos, o compromisso e o comprometimento da Administração. É esta que tomará a decisão de se adequar para o processo de certificação ou não, e por isto, é importante que, desde o início, faça parte deste processo. A Administração deverá demonstrar liderança, compromisso, atitude, implicação e ação através da aplicação de uma política orientada para a prevenção de atividades ilícitas e para cumprir as diretrizes determinadas pelo Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA). Ainda esta deverá definir objetivos que sejam coerentes com sua política e dar conformidade, monitoramento e controle, e caso necessário, prover medidas corretivas para eliminar possíveis desvios.

Através de seus objetivos a empresa deverá atuar para minimizar seus riscos operacionais, diante da ameaça de atividades ilícitas, e estes deverão ser reavaliados pelo menos uma vez por ano e/ou quando novas ameaças e vulnerabilidades forem identificadas.

A responsabilidade por este processo de controle deverá ser atribuída ao mais alto nível da Diretoria, que é a parte responsável por organizar as previsões dos recursos necessários (humanos e materiais) e pela nomeação, quando necessário, de um representante, com o nível de autoridade e responsabilidade para gerir e acompanhar de perto os objetivos, planos e controles operacionais, de tal forma que a empresa implemente, mantenha e melhore continuamente seus controles. Cabe aqui apresentar que o monitoramento e verificação de processos e controles deste e de todos os demais Sistemas de Gestão é de responsabilidade de todos.

A empresa também deverá desenvolver e implementar canais de comunicação efetiva, que permitem a conscientização de todos seus colaboradores, garantindo que todos conheçam as diretrizes e o que a empresa esta fazendo para manter e melhorar continuamente seu processo. Acima de tudo, a empresa deverá criar um fluxo de comunicação eficaz para enfrentar qualquer evento crítico que possa afetar sua imagem e credibilidade diante do público, órgãos governamentais, seus clientes reais e potenciais.

Apesar de atualmente não ser contemplado de forma clara pela legislação vigente no Brasil, é recomendado para que se revise os processos e controles em busca de melhoria contínua, pelo menos uma vez por ano. Nos estágios que envolvem o planejamento e verificação, onde a Administração possui maior implicação e ação, é essencial que as tomadas de decisão sejam completas e muito bem planejadas. Lembre-se toda responsabilidade legal, sobre qualquer ato ilícito cometido, recairá sempre sobre à Administração.

A Aliance é uma empresa especializada em Consultoria e Treinamento em OEA. O Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado é o caminho mais assertivo para as empresas que desejam conquistar a confiança do mercado e desburocratizar o processo de importação e exportação junto à Receita Federal. Fale com a nossa equipe, estamos à disposição.